Wat is het Belgische BTW-registratienummer en hoe krijg ik het?

Elk bedrijf dat belastbare activiteiten in België uitvoert, moet een btw-registratienummer verkrijgen. Het btw-registratienummer of btw-ID is een belastingidentificatie voor uw bedrijf en is vereist om btw-facturen te genereren en aan andere btw-verplichtingen in België te voldoen.

In deze gids komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wat is een BTW-registratienummer in België?
• Waarom heb je dit nodig?
• Hoe krijg ik een BTW-registratienummer?
• Stappen om een BTW-ID te valideren

Wat is een BTW-registratienummer?

Wanneer u uw onderneming registreert voor de btw in België, ontvangt u een 10-cijferig nummer, ook wel btw-ID of btw-identificatienummer genoemd.

Wanneer u “BE” toevoegt aan het begin van uw bedrijfsregistratienummer van 10 cijfers, is dit uw BTW-registratienummer. Het formaat van het Belgische BTW-nummer is BE0999999999 / BE1999999999

Waarom is een BTW-registratienummer nodig in België?

Een BTW-registratienummer is essentieel voor verschillende bedrijfsactiviteiten in België. Dit is waarom het vereist is:

1. Factureringsvereisten : U moet uw BTW-registratienummer op alle facturen voor belastbare leveringen en aankopen vermelden. Met dit nummer kunt u de aan leveranciers betaalde invoer-BTW terugvorderen.
2. BTW-aangiften : Het BTW-registratienummer is nodig om BTW-aangiften in te dienen en de ontvangen en betaalde BTW correct aan te geven.
3. Internationale en EU-handel : BTW-registratienummers zijn vereist om belastingplichtige entiteiten in intra-EU-handel te identificeren. Ze zijn ook essentieel voor het kwalificeren voor BTW-vrijstellingen onder het reverse charge-mechanisme in internationale transacties.

Wanneer moet ik een BTW-registratienummer aanvragen in België?

Een bedrijf moet zich registreren voor btw in België als het belastbare activiteiten uitvoert zoals gedefinieerd in de Belgische btw-wet. Registratie is vereist, ongeacht of het bedrijf Belgisch of buitenlands is. Hier zijn de belangrijkste criteria en overwegingen:

Wanneer BTW-registratie verplicht is

U moet zich registreren voor de BTW in België als:

1. De activiteit omvat het regelmatig leveren van goederen of diensten.
2. De levering wordt zelfstandig uitgevoerd, niet in dienst van een werknemer of onder leiding van een ander.
3. BTW is van toepassing, ook als de activiteit niet op winst is gericht.
4. De activiteit kan uw hoofdactiviteit of een nevenactiviteit zijn.
5. BTW is van toepassing ongeacht waar de economische activiteit wordt uitgevoerd.

Uitzonderingen en vrijwillige registratie voor buitenlandse bedrijven

Sommige buitenlandse bedrijven kunnen onder bepaalde voorwaarden de verplichte BTW-registratie ontlopen:

1. Omgekeerde heffingsregeling : Als de omgekeerde heffingsregeling van toepassing is, is btw-registratie mogelijk niet vereist als een buitenlandse onderneming lokale transacties in België uitvoert.
2. Vrijwillige registratie voor EU-bedrijven : Buitenlandse bedrijven, met name die in de EU, kunnen zich vrijwillig registreren voor btw in België. Dit vereenvoudigt het proces van het terugvorderen van btw op uitgaven en aankopen. Het is alleen beschikbaar voor EU-bedrijven met terugvorderbare btw van meer dan € 10.000 in een kalenderjaar.

Hoe krijg ik een BTW-registratienummer in België?

Om een BTW-identificatienummer in België te krijgen, moeten bedrijven een ondernemingsnummer hebben van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit ondernemingsnummer is een vereiste voor BTW-registratie.

Nadat u uw bedrijfsnummer hebt verkregen, dient u minimaal twee dagen later, maar voordat u met btw-relevante activiteiten begint, een verzoek tot btw-registratie in op de volgende manier

1. Gebruik het MyMinfin-portaal en log in met de identificatiemodus voor bedrijven.
2. Vul het BTW-registratieformulier (formulier 604A) in. Vul de vereiste bedrijfsgegevens in, inclusief het belastingadres en de bankrekeninggegevens.
3. Inzendingen kunnen worden gedaan:
   • Online via MyMinfin
   • Via een accountant of een erkend ondernemersloket (hieraan zijn kosten verbonden).
4. Zodra uw aanvraag is ingediend, activeert uw teammanagement het btw-identificatienummer dat aan uw ondernemingsnummer is gekoppeld. Meldingen van activering worden verzonden:
   • Via uw eBox, met daarin een link naar MyMinfin voor meer informatie.
   • Per aangetekende post indien de eBox-melding niet wordt geraadpleegd.

Stappen om het BTW-registratienummer in België te verifiëren

Als u een BTW-registratienummercontrole wilt uitvoeren om belastingfraude te voorkomen, kunt u de volgende stappen volgen:

1. Controleer of het BTW-registratienummer in het juiste formaat is, "BE" gevolgd door een 10-cijferig nummer
2. Gebruik het VIES-systeem. Het VIES (VAT Information Exchange System) is een online tool van de Europese Commissie die de geldigheid van btw-nummers in alle EU-lidstaten, inclusief België, controleert/verifieert.

• Bezoek de VIES-website.
• Voer het BTW-nummer in dat u wilt verifiëren.
• Selecteer België uit de landenlijst.
• Het systeem bevestigt of het BTW-nummer geldig is.

3. Als VIES niet beschikbaar is of de informatie onduidelijk lijkt, kunt u contact opnemen met de Belgische Neem rechtstreeks contact op met de Federale Overheidsdienst Financiën voor verificatie.

Verplichtingen van ondernemingen met een BTW-registratienummer in België

BTW is een van de belangrijkste nalevingsvereisten voor elk bedrijf in België. Registratie voor BTW brengt ook meerdere verplichtingen met zich mee. Enkele daarvan zijn:

• Breng BTW in rekening en incasseer deze tegen de geldende tarieven (6%, 12% of 21%).
• Stuur facturen met het BTW-registratienummer en de BTW-gegevens.
• Dien BTW-aangiften in (maandelijks of per kwartaal) om de geïnde en aftrekbare BTW te rapporteren.
• Houd ten minste 7 jaar lang nauwkeurige gegevens bij van transacties, facturen en btw-betalingen.
• Dien Intrastat-aangiften en Europese verkooplijsten (ESL) in voor handel binnen de EU.
• Controleer de btw-nummers van EU-handelspartners om naleving van de btw-regels te garanderen.
• Kies indien van toepassing voor speciale regelingen (bijvoorbeeld OSS of verlegging van de belasting).
• Geef wijzigingen door aan de belastingdienst, zoals wijzigingen in de bedrijfsnaam, het adres of de activiteiten.

Conclusie

Een BTW-registratienummer is niet zomaar een nummer. U hebt het nodig in uw dagelijkse facturatiesysteem. Als uw bedrijf wordt gecontroleerd, kan de overheid alle facturen ongeldig verklaren als u ze genereert zonder dit nummer. Zowel Belgische als buitenlandse bedrijven moeten dit nummer verkrijgen voordat ze belastbare activiteiten starten. U moet mogelijk zelfs boetes betalen tot 200% van de verschuldigde BTW en rente over onbetaalde bedragen, omdat uw handelsactiviteit beperkt zou worden voor controle. Daarom is naleving van de overheidsregels cruciaal.