De btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: Alles wat u moet weten

Dankzij de Belgische btw-vrijstellingsregeling kunnen kleine ondernemingen met een jaaromzet van minder dan € 100.000 in de hele EU (en onder de nationale drempel van elk land) goederen en diensten leveren zonder btw aan te rekenen. 

Het hoofddoel is om de administratieve lasten en de nalevingsplicht voor micro- en kleine ondernemingen te verlichten, aangezien ze geen periodieke btw-aangiften meer hoeven in te dienen of btw op hun verkopen hoeven aan te rekenen. Een belangrijk punt is wel dat bedrijven die van deze regeling gebruikmaken, de btw op hun aankopen niet kunnen terugvorderen.

Hoewel de regeling de fiscale verplichtingen vereenvoudigt, blijven bepaalde nalevings- en rapporteringsvereisten van kracht, vooral bij grensoverschrijdende activiteiten binnen de EU. Deze regeling helpt kleine ondernemingen om hun btw-processen te stroomlijnen en kosten te besparen.

Wat is de btw-vrijstellingsregeling in België?

Vanaf 1 januari 2025 past België de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (de kmo-regeling) toe, in lijn met de EU-brede btw-hervorming. Onder deze regeling kunnen in aanmerking komende kleine bedrijven goederen en diensten btw-vrij leveren, wat hun administratieve lasten en kosten verlaagt.

Deze btw-vrijstelling heeft echter ook een keerzijde. Ondernemingen die onder deze regeling vallen, kunnen de btw op aankopen die verband houden met hun vrijgestelde activiteiten niet aftrekken. Hoewel de meeste btw-verplichtingen wegvallen, blijven er bepaalde rapporterings- en nalevingsvereisten bestaan.

Belangrijkste voorwaarden en vereisten:

• Klanten hoeven geen btw te betalen en u hoeft geen periodieke btw-aangiften in te dienen.
• De onderneming blijft btw-plichtig en heeft een geldig btw-identificatienummer nodig.
• Een verklaring van aanvang, wijziging of stopzetting van de activiteit (formulier e604 A, B of C) moet worden ingediend.
• Voor relevante grensoverschrijdende leveringen moet een intracommunautaire opgave worden ingediend.
• Een overzicht van de transacties met het VK van het voorgaande jaar moet op 31 maart worden ingediend (vanaf 2026, voor de activiteit in 2025).
• Speciale btw-aangiften blijven nodig voor intracommunautaire verwervingen of diensten waarvoor het bedrijf de btw moet afdragen.
• Er moet een klantenlisting worden ingediend, tenzij er geen transacties te rapporteren vallen.
• Btw kan onder deze regeling niet worden teruggevorderd.

Deze vrijstelling is ontworpen om de fiscale verplichtingen voor micro- en kleine ondernemingen te vereenvoudigen, zonder de fundamentele transparantie van de binnenlandse of grensoverschrijdende btw-rapportering in het gedrang te brengen.

Wie komt in aanmerking voor de btw-vrijstellingsregeling?

Vanaf 2025 kunnen kleine ondernemingen van de btw-vrijstellingsregeling genieten als ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De maatschappelijke zetel van de onderneming is in België gevestigd.
• De jaaromzet in de hele Europese Unie bedraagt niet meer dan € 100.000.
• De omzet in elke andere lidstaat overschrijdt de nationale vrijstellingsdrempel van dat land niet.
• De bedrijfsactiviteiten zijn niet uitgesloten van de vrijstelling (bv. bepaalde werken in onroerende staat of horecadiensten).

U kunt de vrijstellingsregeling ook in een andere EU-lidstaat aanvragen als u in België geregistreerd bent onder de btw-vrijstellingsregeling of de normale btw-regeling.

Hoe vraagt u de btw-vrijstellingsregeling aan in België?

Bedrijven die kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, moeten een formele administratieve procedure doorlopen voordat ze van de regeling kunnen profiteren, vooral als ze deze grensoverschrijdend willen toepassen.

Belangrijkste formaliteiten:

• Voorafgaande kennisgeving: U moet de Belgische belastingadministratie vooraf informeren en specificeren in welke lidstaten u de vrijstelling wilt toepassen, samen met de geschatte omzet in elk land. De Belgische autoriteiten zullen deze gegevens vervolgens doorgeven aan de betreffende lidstaten.
• Btw-nummer met toevoeging 'EX': Na registratie ontvangt u een btw-identificatienummer dat eindigt op "EX". Dit duidt aan dat u in aanmerking komt voor de kmo-vrijstellingsregeling.
• Driemaandelijkse aangifte: Er moet in België een kwartaalaangifte worden ingediend met de totale waarde van de leveringen, zowel in eigen land als in andere lidstaten. Er is geen afzonderlijke btw-rapportering in die andere landen vereist.

Het KMO-webportaal

Het kmo-webportaal van de EU biedt up-to-date informatie, waaronder de KMO-gids, toelichtingen en de nationale regels die in de verschillende lidstaten van toepassing zijn. Tegen 2025 zal het portaal ook de "SME-on-the-web"-database hosten, waarmee bedrijven de btw-registratiestatus kunnen verifiëren van vrijgestelde kmo's die grensoverschrijdend actief zijn.

Voor- en nadelen van de btw-vrijstellingsregeling in België

De btw-vrijstellingsregeling verlicht de administratieve lasten voor kleine bedrijven aanzienlijk, maar legt tegelijkertijd beperkingen op die bedrijven zorgvuldig moeten afwegen voordat ze instappen.

Voordelen

• Eenvoudigere btw-verplichtingen: Vrijgestelde ondernemingen hoeven geen periodieke btw-aangiften in te dienen, geen btw te factureren of af te dragen aan de schatkist, wat de administratieve last vermindert.
• Lagere consumentenprijzen: Omdat er geen btw verschuldigd is, kunnen producten en diensten tegen lagere prijzen worden verkocht, wat de marktpositie kan verbeteren.
• Geen btw-afdracht: Vrijgestelde bedrijven hebben geen btw-last op hun verkopen, wat de cashflow verbetert.

Nadelen

• Geen btw-recuperatie op aankopen: Bedrijven kunnen de btw op zakelijke uitgaven en aankopen niet terugvorderen. Dit verhoogt de kosten, vooral voor bedrijven met veel aankopen.
• Uitsluiting van specifieke activiteiten: Bedrijven in de horeca, de bouwsector en de handel in tweedehandsgoederen zijn uitgesloten, wat de reikwijdte van de regeling beperkt.
• Strikte omzetlimieten: Er gelden strikte omzetlimieten op nationaal en EU-niveau. Bij overschrijding moeten bedrijven uit de regeling stappen en terugkeren naar de normale btw-regeling.
• Beperkte grensoverschrijdende flexibiliteit: Hoewel de hervorming van 2025 grensoverschrijdende vrijstelling toestaat, brengt dit extra kennisgevingen en kwartaalaangiften in België met zich mee.

Wat zijn mijn verplichtingen onder de btw-vrijstellingsregeling?

De btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen in België brengt specifieke verplichtingen met zich mee, of ze nu nationaal of grensoverschrijdend wordt toegepast. Het is essentieel om deze regels te begrijpen om in aanmerking te blijven en boetes te vermijden.

Toepassing van de grensoverschrijdende kmo-regeling

Vanaf 2025 kunnen kleine ondernemingen de kmo-vrijstellingsregeling in meerdere EU-lidstaten toepassen, op voorwaarde dat:

• EU-brede omzetdrempel: De totale jaaromzet in alle 27 EU-lidstaten (de Unie-omzet) mag niet meer dan € 100.000 bedragen in het lopende en voorgaande kalenderjaar.
• Nationale drempels: De omzet in elke lidstaat waar de vrijstelling wordt aangevraagd, mag de lokale nationale drempel niet overschrijden.
• Voorafgaande kennisgeving: Er moet één enkele voorafgaande kennisgeving worden ingediend in de lidstaat van vestiging. Hierin worden de landen geïdentificeerd waar de vrijstelling wordt aangevraagd en de verwachte omzet per lidstaat. Zodra dit is goedgekeurd, krijgt de onderneming een "EX-nummer" om de vrijstelling toe te passen.
• Activeringstermijn: Het volledige registratieproces mag niet langer dan 35 werkdagen duren vanaf de datum van kennisgeving. De kmo kan de vrijstelling toepassen vanaf de datum van bevestiging.

Voorbeeld:
Als een Belgische kmo haar kennisgeving indient op 3 februari 2025 en de bevestiging ontvangt op 5 maart 2025, mag ze de vrijstelling in de geselecteerde lidstaat toepassen vanaf 5 maart 2025.

Verplichte kwartaalaangifte:
Kmo's moeten één enkele kwartaalaangifte indienen in hun thuisland, waarin de omzet voor elke lidstaat wordt vermeld. Er zijn geen btw-rapporteringsverplichtingen in andere lidstaten.

Vrijwillige stopzetting of uitsluiting:

• Kmo's kunnen vrijwillig uit de regeling stappen in een of meer lidstaten, wat kan leiden tot een wachtperiode.
• Automatische uitsluiting volgt als de EU-omzet meer dan € 100.000 bedraagt of als de nationale drempels in specifieke landen worden overschreden. Ook een faillissement of de stopzetting van de economische activiteit kan leiden tot uitsluiting.

Toepassing van de binnenlandse kmo-regeling

Kleine ondernemingen die uitsluitend in hun eigen land actief zijn, kunnen kiezen voor de binnenlandse kmo-regeling, op voorwaarde dat ze:

• Een jaaromzet hebben die de nationale drempel (met een maximum van € 85.000) niet overschrijdt.
• Voldoen aan eventuele sectorale drempels, zoals bepaald door de belastingautoriteiten van de lidstaat van vestiging.

Registratievereisten:
Sommige lidstaten kunnen de registratieplicht voor deze regeling laten vallen. Waar registratie wel vereist is, moet het proces binnen 15 werkdagen worden afgerond.

Nalevingsverplichtingen:

• De mate van naleving (bv. btw-aangiften of facturatieregels) is ter beoordeling van de lidstaat.
• Sommige lidstaten kunnen kmo's zelfs vrijstellen van alle btw-gerelateerde verplichtingen onder de binnenlandse vrijstellingsregeling.

De regeling verlaten:

• Voor een vrijwillige uitstap is een voorafgaande kennisgeving aan de lidstaat van vestiging vereist en dit kan leiden tot een wachtperiode.
• Het overschrijden van de nationale drempel leidt tot uitsluiting. De ingangsdatum van de uitsluiting en de duur van de wachtperiode (1–2 jaar) hangen af van de nationale regels.

Let op: Om de vrijstelling uit te breiden naar andere EU-landen, moet een kmo overstappen van de binnenlandse regeling naar de grensoverschrijdende kmo-regeling, volgens de relevante procedures die hierboven zijn beschreven.

Wat is de dubbele omzetdrempel?

Vanaf 1 januari 2025 introduceert de vernieuwde btw-vrijstellingsregeling in België een dubbele omzetdrempel voor grensoverschrijdende activiteiten:

• EU-brede drempel: De jaaromzet in alle lidstaten mag niet hoger zijn dan € 100.000.
• Nationale drempel: De omzet in elke afzonderlijke lidstaat moet onder de lokale vrijstellingslimiet blijven (maximaal € 85.000).

Hierdoor kunnen Belgische en andere EU-kmo's de btw-vrijstelling in meerdere landen toepassen, op voorwaarde dat beide drempels worden gerespecteerd.

Wat is een KMO-webportaal en hoe werkt het?

Het KMO-webportaal, gelanceerd door de Europese Commissie, is een centraal digitaal platform dat kleine ondernemingen helpt om hun weg te vinden in de vernieuwde btw-vrijstellingsregeling in de hele EU.

Het biedt:

• Algemene informatie over de kmo-regeling
• Toegang tot toelichtingen en de KMO-gids
• Land-specifieke regels voor btw-vrijstelling
• (Vanaf 2025) Toegang tot de "SME-on-the-web"-database, die de btw-status verifieert van kmo's die de grensoverschrijdende vrijstelling toepassen.

Het portaal stroomlijnt de naleving en biedt transparantie en duidelijkheid voor bedrijven en belastingdiensten in alle lidstaten.

Samenvatting

Om de btw-vrijstellingsregeling te gebruiken, moeten bedrijven in België geregistreerd zijn en een jaaromzet hebben van minder dan € 100.000 in de hele EU. Bovendien moeten ze ook onder de nationale drempel blijven in elk land waar ze actief zijn. Ze moeten de Belgische belastingdienst vooraf informeren en een btw-nummer krijgen dat eindigt op 'EX'. Bedrijven moeten ook een kwartaalaangifte indienen, en er gelden speciale regels als ze in meer dan één EU-land zaken doen. Een belangrijk nadeel is dat bedrijven de btw die ze op hun aankopen hebben betaald, niet kunnen terugvorderen.

Deze regeling maakt de btw-regels eenvoudiger en verlaagt de administratie en de kosten, maar er zijn enkele nadelen. Bepaalde sectoren, zoals de bouw en de horeca, kunnen de regeling niet gebruiken. Als een bedrijf de EU-omzetlimiet van € 100.000 of de nationale limieten overschrijdt, valt het uit de regeling. Het KMO-webportaal biedt hulp en informatie, maar bedrijven moeten alle rapportage- en meldingsregels volgen om in aanmerking te blijven en boetes te vermijden.