Hoe Peppol BIS werkt in België: standaarden, voordelen en implementatie

Vanaf januari 2026 verplicht België elektronische B2B-facturatie voor bijna alle btw-plichtige ondernemingen. De overheid heeft Peppol BIS Billing 3.0 gekozen als het verplichte formaat voor deze e-facturen.

Peppol BIS werkt door de structuur en uitwisseling van elektronische facturen te standaardiseren. Wanneer u een factuur aanmaakt in uw boekhoud- of ERP-software, wordt een XML-bestand in het Peppol BIS-formaat gecreëerd. Dit bestand bevat alle factuurgegevens, zoals bedragen, btw, en informatie over de koper en verkoper, in gestructureerde, machineleesbare velden. Vervolgens wordt de factuur gevalideerd aan de hand van de Peppol-regels om de volledigheid en juistheid te garanderen.

Wat is Peppol BIS 3.0?

Peppol BIS 3.0, een afkorting van Peppol Business Interoperability Specification versie 3.0, is een standaard voor het structureren van e-facturen. Het zorgt ervoor dat ze door elk compatibel systeem verzonden, ontvangen en automatisch verwerkt kunnen worden. Zie het als een universeel factuursjabloon, dat internationaal werd ontwikkeld en nu door België wordt overgenomen voor alle zakelijke facturatie.

Kernpunten van Peppol BIS 3.0:

• Gebaseerd op EU-standaarden: Peppol BIS is gebaseerd op de Europese Norm EN 16931, die de minimale inhoud en structuur van e-facturen in de hele EU vastlegt. Een factuur die de Peppol BIS-standaard volgt, is automatisch in lijn met de EU-wetgeving.
• Consistent, geautomatiseerd en machineleesbaar: Doordat Peppol BIS exact voorschrijft hoe velden zoals leverancier, koper, btw en totalen moeten worden weergegeven, is er geen ruimte voor giswerk of inconsistenties. Gegevens kunnen eenvoudig worden gecontroleerd, geïmporteerd en opgeslagen.
• Gestructureerd, geen pdf: Peppol BIS-facturen zijn pure data, specifiek XML-bestanden die een subset van UBL (Universal Business Language) gebruiken. Er worden geen afbeeldingen of pdf's meegestuurd, wat garandeert dat facturen zonder handmatige invoer verwerkt kunnen worden.
• Oorspronkelijk voor de publieke sector, nu voor iedereen: Peppol BIS begon bij B2G (business-to-government) e-facturatie, maar België breidt het nu uit naar alle B2B-transacties voor meer consistentie en efficiëntie.
• Wereldwijd bereik: Peppol BIS wordt in veel Europese landen gebruikt en de populariteit groeit wereldwijd. Voor Belgische bedrijven betekent dit dat grensoverschrijdende facturen hetzelfde formaat kunnen volgen.

Hoe Peppol BIS elektronische documenten in België standaardiseert

Peppol BIS dwingt een uniforme methode af voor het aanmaken, verzenden en ontvangen van facturen. Elke factuur wordt gegenereerd als een gestructureerd XML-bestand, met gestandaardiseerde tags voor elk informatie-element: factuurnummer, data, leveranciers- en kopersgegevens, factuurlijnen, btw-uitsplitsingen, totalen, betalingsvoorwaarden en meer.

In de praktijk betekent dit:

• Elke factuur ziet er voor software hetzelfde uit: Ongeacht welke boekhoud- of facturatiesoftware u gebruikt, zolang deze Peppol BIS kan genereren, kan het bestand automatisch worden verwerkt door het systeem van uw klant.
• Verplichte velden en bedrijfsregels: Peppol BIS definieert welke velden verplicht, optioneel of voorwaardelijk zijn (bv. als een factuurlijn een btw-vrijstelling heeft, moet u een redencode opgeven).
• Geen dubbelzinnigheid: Er is geen risico op ontbrekende informatie of velden die op de verkeerde plaats staan. Alles is voorspelbaar en wordt gevalideerd vóór verzending.
• Vereenvoudigt automatisering: Omdat alle gegevens op afgesproken posities en in vaste formaten staan, kunnen uw systemen inkomende facturen automatisch inboeken, btw-berekeningen automatiseren en goedkeuringsprocessen afhandelen zonder menselijke tussenkomst.

Hoe Peppol BIS in de praktijk werkt

Met Peppol BIS kan uw ERP- of boekhoudsoftware facturen rechtstreeks verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. De integratie wordt doorgaans verzorgd door een gecertificeerde Access Point-provider, zoals ClearTax, die uw bedrijfssystemen verbindt met het volledige e-facturatie-ecosysteem. Dit is hoe het werkt:

1. Factuurcreatie: Uw ERP- of facturatiesoftware genereert een factuur als een Peppol BIS-compatibel XML-bestand. U hoeft de XML-code niet te zien; dit gebeurt achter de schermen.
2. Validatie: De software controleert het XML-bestand aan de hand van de Peppol BIS-regels. Als er iets ontbreekt of onjuist is, krijgt u een melding om dit te corrigeren.
3. Verzending via een Access Point: De gevalideerde factuur wordt verzonden via een Peppol Access Point (AP), dat ofwel is ingebouwd in uw software of wordt geleverd door een externe partij.
4. Routering via het netwerk: Het Access Point levert uw factuur veilig af bij het Access Point van uw klant via het internationale Peppol-netwerk.
5. Automatische aflevering: Het systeem van uw klant ontvangt de XML-factuur, valideert deze en kan de factuur automatisch invoeren in het boekhoud- of goedkeuringsproces.
6. Bevestigingen en foutmeldingen: Als de aflevering mislukt (bv. omdat de klant niet is geregistreerd), ontvangt u een duidelijke foutmelding. Geen verloren facturen meer.
7. Verwerking: Als de software van uw klant Peppol BIS ondersteunt, kan hun systeem de factuur direct verwerken, zonder handmatige invoer.

Verschillen tussen Peppol BIS en UBL

Hoewel Peppol BIS de syntaxis van UBL (Universal Business Language) gebruikt, zijn ze niet hetzelfde.

• UBL is een algemene XML-standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten (zoals facturen, bestellingen, enz.). Het is flexibel en kan op veel manieren worden geïmplementeerd.
• Peppol BIS is een strikt profiel van UBL, met aanvullende bedrijfsregels, veldvereisten en validatie specifiek voor e-facturatie in België en Europa.

Voordelen van Peppol BIS voor bedrijven

De overstap naar Peppol BIS levert Belgische bedrijven een reeks operationele, financiële en wettelijke voordelen op. Dit zijn de belangrijkste voordelen voor uw bedrijf:

• Eenvoudige wettelijke naleving: Door Peppol BIS te gebruiken, voldoen uw facturen automatisch aan alle Belgische en Europese eisen.
• Volledige automatisering: Gegevens stromen rechtstreeks van systeem naar systeem, wat handmatige data-invoer vermindert en facturatiecycli versnelt.
• Lagere kosten: Geen kosten meer voor het printen, verzenden of handmatig verwerken van papieren of pdf-facturen.
• Hogere nauwkeurigheid: Gegevensvalidatie voorkomt fouten en vermindert het aantal geschillen.
• Snellere betalingen: Geautomatiseerde verwerking kan leiden tot snellere goedkeuring en betaling door klanten.
• Eén formaat voor alle partners: U hoeft geen verschillende factuursjablonen te beheren voor verschillende klanten.
• Schaalbaar en toekomstbestendig: Werkt voor grensoverschrijdende EU-facturen en ondersteunt toekomstige digitale verplichtingen.
• Verbeterde audittrail: Digitale facturen zijn eenvoudig te archiveren, doorzoeken en voor te leggen tijdens btw- of financiële controles.

Peppol BIS e-facturatie implementeren in uw bedrijf

Zo implementeert u Peppol BIS succesvol in uw bedrijf:

1. Controleer uw software: Ga na of uw huidige facturatie-, ERP- of boekhoudsoftware het Peppol BIS-formaat ondersteunt. Veel toonaangevende systemen bieden nu Peppol-integratie aan.
2. Maak verbinding met een Peppol Access Point: Dit kan via uw softwareleverancier, een externe dienstverlener of, voor zeer grote bedrijven, door zelf een Access Point te worden.
3. Stel uw stamgegevens in: Zorg ervoor dat uw klant- en leveranciersgegevens volledig zijn (btw-nummers, bedrijfsnamen, adressen, etc.), zoals vereist door Peppol BIS.
4. Test uw opstelling: Voer een piloottest uit met enkele klanten en leveranciers voordat u voor iedereen live gaat.
5. Train uw personeel: Zorg ervoor dat uw boekhoud-, facturatie- en IT-teams weten hoe het nieuwe proces werkt en hoe ze validatieproblemen kunnen oplossen.
6. Wees klaar om te ontvangen en te verzenden: Na 2026 moet u ook in staat zijn om Peppol BIS e-facturen van uw leveranciers te ontvangen.
7. Maak gebruik van ondersteuning: Gebruik handleidingen van de Belgische overheid of uw software/Access Point-provider voor hulp en best practices.

Conclusie

Peppol BIS is een strikte, EU-conforme standaard die factuurdata structureert als machineleesbare XML. Dit maakt geautomatiseerde validatie, verzending en verwerking mogelijk tussen verschillende softwareplatformen. Hierdoor is handmatige data-invoer niet langer nodig, worden fouten verminderd en wordt gegarandeerd dat facturen voldoen aan alle wettelijke vereisten voor zowel Belgische als grensoverschrijdende transacties.

Het opzetten van Peppol BIS omvat de integratie van uw software/ERP met een Peppol Access Point, met de hulp van een door Peppol geaccrediteerde serviceprovider (ASP) zoals ClearTax, en het voorbereiden van uw stamgegevens. Vroegtijdig overstappen helpt bedrijven om verstoringen te vermijden en optimaal te profiteren van automatisering, efficiëntie en een betere audit-gereedheid in een digitale zakenwereld.

Veelgestelde Vragen

Is Peppol BIS verplicht voor bedrijven in België?

Ja, vanaf januari 2026 moeten bijna alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen het Peppol BIS-formaat gebruiken.

Welke soorten documenten ondersteunt Peppol BIS?

Voornamelijk e-facturen en creditnota's. Andere documenttypes (zoals bestelbonnen) kunnen gerelateerde Peppol-standaarden gebruiken, maar zijn in België nog niet verplicht.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van Peppol BIS voor Belgische bedrijven?

Automatische wettelijke naleving, minder handmatig werk, minder fouten, snellere betalingen, verbeterde audittrails en een toekomstbestendige manier om zowel Belgische als grensoverschrijdende facturatie af te handelen.