Het Belgische Peppol-vierhoekenmodel: vereisten, werking & Voordelen

Met de invoering van de verplichte e-facturatie in België moeten alle btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. België heeft hiervoor het Peppol-vierhoekenmodel (4-corner model) aangenomen. Dit model verbindt elk bedrijf met het Peppol-netwerk via een door hen gekozen, gecertificeerde Access Point-provider.

Dit model maakt een veilige en geautomatiseerde uitwisseling van facturen mogelijk tussen alle bedrijven op het netwerk, ongeacht de software die ze gebruiken. Het vierhoekenmodel wordt toegepast omdat het flexibiliteit biedt, interoperabiliteit garandeert en leveranciersafhankelijkheid (vendor lock-in) voorkomt. Hierdoor wordt de naleving van de wetgeving eenvoudiger en efficiënter voor bedrijven van elke omvang.

Wat is het Peppol-vierhoekenmodel?

Het Peppol-vierhoekenmodel beschrijft hoe elektronische documenten, zoals facturen, zich verplaatsen tussen de vier hoofdrolspelers binnen het Peppol-netwerk. Dit model zorgt ervoor dat elk bedrijf zijn eigen provider kan gebruiken, waardoor "gedwongen" keuzes of gesloten platformen worden vermeden. In de Belgische context is het vierhoekenmodel cruciaal omdat het alle bedrijven – klein en groot – de vrijheid geeft om via eender welke gecertificeerde provider verbinding te maken, wat universele toegang tot het netwerk garandeert.

De vier hoeken zijn:

• Hoek 1: De verzender (meestal de leverancier)
• Hoek 2: Het Peppol Access Point (AP) van de verzender
• Hoek 3: Het Peppol Access Point (AP) van de ontvanger
• Hoek 4: De ontvanger (meestal de koper)

Facturen worden verzonden van Hoek 1, via Hoek 2 en Hoek 3, naar Hoek 4. Elk Access Point is verantwoordelijk voor een veilige en conforme aflevering. De open en interoperabele structuur van het model betekent dat bedrijven slechts één verbinding met het netwerk nodig hebben om elke andere deelnemer te bereiken.

Hoe werkt het vierhoekenmodel?

Het Peppol-vierhoekenmodel functioneert als een netwerk van tussenpersonen dat verzenders en ontvangers verbindt via hun gekozen Access Points. Hier is een praktische uiteenzetting van de werking:

1. Aanmaak van de factuur: De leverancier (Hoek 1) maakt een e-factuur aan in het vereiste Peppol BIS-formaat met behulp van zijn facturatie- of ERP-systeem. Dit gestructureerde formaat bevat alle noodzakelijke gegevens, zoals informatie over de koper en leverancier, btw-gegevens en betalingsinstructies.
2. Access Point van de verzender: Het Access Point van de leverancier (Hoek 2) ontvangt de factuur. Deze provider valideert het document volgens de Peppol- en Belgische normen, controleert de adresgegevens van de ontvanger en past de vereiste beveiligingsprotocollen toe.
3. Overdracht via het netwerk: Het AP van de verzender verstuurt de gevalideerde factuur veilig via het Peppol-netwerk naar het AP van de koper (Hoek 3). Deze overdracht maakt gebruik van Peppol's wereldwijde adresserings- en beveiligde berichtprotocollen, zodat de factuur zonder handmatige tussenkomst bij de juiste ontvanger terechtkomt.
4. Access Point van de ontvanger: Het Access Point van de koper (Hoek 3) ontvangt de factuur. Het controleert de structuur, de authenticiteit en de identiteit van de afzender, en geeft de factuur vervolgens door aan het systeem van de koper (Hoek 4).
5. Ontvangst van de factuur: De koper (Hoek 4) ontvangt de gestructureerde e-factuur rechtstreeks in zijn boekhoud-, ERP- of factuurverwerkingssoftware. Dit maakt geautomatiseerde boeking, goedkeuringsworkflows en integratie met andere financiële systemen mogelijk.
6. Bevestiging en foutafhandeling: Als de aflevering succesvol is, kan een bevestiging worden teruggestuurd naar de leverancier. Als er een fout optreedt – zoals een ongeldig adres van de ontvanger of een technisch probleem – worden er meldingen gegenereerd zodat problemen snel kunnen worden opgelost.

De rol van een Peppol Access Point in de Belgische e-facturatie

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde provider die fungeert als een poort tussen uw bedrijf en het Peppol-netwerk. In plaats van rechtstreeks met elke handelspartner te verbinden, versturen en ontvangen bedrijven facturen via hun gekozen AP.

De ware kracht van het vierhoekenmodel ligt in de ontkoppeling: elk bedrijf is vrij om eender welke Peppol-gecertificeerde provider (AP) te kiezen en wordt niet gedwongen om zich aan te sluiten bij één specifiek platform.

Belangrijkste functies van een Peppol Access Point:

1. Netwerkconnectiviteit: AP's leggen veilige verbindingen tussen bedrijven en het Peppol-netwerk met behulp van standaardprotocollen.
2. Verzenden en ontvangen van e-facturen: AP's versturen facturen naar de AP's van klanten en ontvangen facturen van leveranciers, altijd in de Peppol BIS-standaard die in België vereist is.
3. Validatie en conformiteit: AP's controleren de structuur, gegevens en het Peppol ID van de factuur en zorgen ervoor dat deze voldoen aan de Belgische en Peppol-regels. Ze waarschuwen gebruikers als er fouten worden gevonden.
4. Beveiliging en leveringsgarantie: AP's versleutelen de overdracht, beschermen tegen fraude en volgen de status van documenten. Zowel verzenders als ontvangers ontvangen leveringsbevestigingen en foutrapporten.
5. Adressering en gidsbeheer: AP's registreren bedrijven in het Peppol-netwerk en wijzen een Peppol ID toe, meestal gebaseerd op het Belgische btw-nummer. Dit maakt directe en geautomatiseerde routering van facturen mogelijk.
6. Foutafhandeling en ondersteuning: AP's geven duidelijke foutmeldingen bij mislukte leveringen en bieden vaak ondersteuning en hulp bij het oplossen van problemen.
7. Integratie met bedrijfssystemen: AP's bieden API's of plug-ins om te verbinden met ERP-, boekhoud- of facturatiesoftware voor een geautomatiseerde gegevensuitwisseling.

Over ClearTax: gecertificeerd Peppol Access Point

ClearTax is een gecertificeerde en door Peppol erkende serviceprovider die bedrijven helpt om 100% conforme e-facturen te genereren volgens de Belgische wetgeving. ClearTax helpt bedrijven om hun ERP- en boekhoudsystemen rechtstreeks te verbinden met het Peppol-netwerk voor een naadloze en geautomatiseerde aanmaak van e-facturen.

ClearTax ondersteunt het aanmaken, verzenden en ontvangen van facturen in het correcte BIS-formaat en garandeert volledige conformiteit via één enkel, cloudgebaseerd beheerportaal. Het platform automatiseert validatie, aflevering, foutrapportage en archivering, wat Peppol e-facturatie efficiënt, veilig en schaalbaar maakt.

Stappenplan om e-facturatie op te zetten via het vierhoekenmodel

Om zich voor te bereiden op de Belgische e-facturatieverplichting in 2026, moet elk bedrijf klaar zijn om facturen uit te wisselen via het Peppol-vierhoekenmodel. Het opzetten van e-facturatie met dit kader is een eenmalig proces. Hier zijn de praktische stappen om te beginnen:

1. Kies een Peppol-gecertificeerde Access Point (AP) provider. Selecteer een AP op basis van uw bedrijfsbehoeften, integratiemogelijkheden en ondersteunende diensten (zoals ClearTax). Raadpleeg indien nodig de lijst van gecertificeerde providers van de Belgische overheid.
2. Registreer uw Peppol ID. Werk samen met uw AP om uw bedrijf te registreren op het Peppol-netwerk. Uw identificatienummer is meestal gebaseerd op uw ondernemingsnummer (btw-nummer), zodat anderen u kunnen vinden en factureren.
3. Update of configureer uw facturatiesoftware. Zorg ervoor dat uw software facturen kan genereren en verzenden in het Peppol BIS-formaat. Veel moderne ERP-/boekhoudsystemen ondersteunen dit standaard; zo niet, dan kan uw AP-provider u helpen om dit te realiseren.
4. Configureer stamgegevens. Controleer of alle klant- en leveranciersgegevens de Peppol ID's en de vereiste informatie voor gestructureerde facturatie bevatten.
5. Test met partners. Stuur testfacturen naar een aantal klanten of leveranciers om te controleren of het volledige proces correct werkt. Los eventuele problemen met formaat, adressering of connectiviteit op.
6. Train uw personeel en pas processen aan. Leer uw financiële team de nieuwe workflows voor verzenden en ontvangen, en hoe ze de levering van facturen kunnen opvolgen of problemen kunnen oplossen.
7. Ga live en monitor. Zodra alles is getest, kunt u standaard e-facturen uitwisselen via Peppol. Houd bevestigingen en foutrapporten in de gaten en evalueer periodiek uw processen op efficiëntie.

Vergelijking van e-facturatiemodellen: Peppol vierhoekenmodel vs. andere modellen

Nu België overstapt op verplichte e-facturatie en e-rapportering, is het belangrijk dat bedrijven de verschillen tussen de diverse e-facturatiemodellen begrijpen. De meest voorkomende modellen zijn het Peppol-vierhoekenmodel (gebruikt voor B2B- en B2G-facturatie), het opkomende vijhoekenmodel (dat de belastingdienst toevoegt voor real-time rapportering), het driehoekenmodel (ouder, vaak platformgebaseerd) en het directe tweehoekenmodel (op maat gemaakte point-to-point verbindingen).

Voordelen van het Peppol-vierhoekenmodel voor bedrijven

Het Peppol-vierhoekenmodel verandert de manier waarop Belgische bedrijven hun facturatie beheren. Het maakt het mogelijk om met elke handelspartner te verbinden via één enkel, open netwerk. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

• Keuzevrijheid: Kies eender welke gecertificeerde provider, wissel wanneer nodig en vermijd leveranciersafhankelijkheid.
• Universeel bereik: Eén netwerkverbinding bereikt alle partners in België en andere Peppol-landen.
• Kostenbesparing: Verminder handmatige factuurverwerking, postkosten en integratie-uitgaven.
• Automatisering: End-to-end automatisering voor zowel crediteuren- als debiteurenbeheer.
• Beveiliging: Veilige, versleutelde uitwisseling van documenten met identiteitsvalidatie en leveringstracering.
• Betrouwbaarheid: Bevestigingen en foutmeldingen verminderen het risico op verloren facturen of geschillen.
• Conformiteit: Eenvoudige naleving van de Belgische en Europese e-facturatievereisten.
• Schaalbaarheid: Voeg eenvoudig nieuwe partners toe of verhoog het factuurvolume zonder extra technisch werk.
• Gelijk speelveld: Kmo's en grote ondernemingen hebben gelijke toegang tot het netwerk.

Beperkingen van het Peppol-vierhoekenmodel

Ondanks zijn sterke punten kan het vierhoekenmodel complexiteit met zich meebrengen tijdens de opstartfase en is een vlotte werking afhankelijk van de betrouwbaarheid van de serviceproviders. Hier zijn enkele belangrijke beperkingen:

• Verplichting tot aansluiting: Alle handelspartners moeten geregistreerd en verbonden zijn met Peppol.
• Initiële opstartkosten: Mogelijk is een investering in nieuwe software of diensten nodig.
• Formaatbeperking: Ondersteunt enkel het Peppol BIS-formaat; sommige aanpassingen op maat zijn mogelijk beperkt.
• Afhankelijkheid van providers: Bedrijven zijn afhankelijk van hun AP's voor connectiviteit en ondersteuning.
• Overgangsuitdagingen: Sommige partners hebben mogelijk tijd nodig om zich aan te passen, wat tijdelijke alternatieve oplossingen vereist.

Conclusie

Het Peppol-vierhoekenmodel verbindt elk bedrijf via gecertificeerde serviceproviders, genaamd Access Points. Dit stelt zowel verzenders als ontvangers in staat om gestructureerde e-facturen efficiënt en veilig uit te wisselen, ongeacht welke provider ze gebruiken. Deze netwerkaanpak maakt directe, op maat gemaakte verbindingen tussen partners overbodig, wat de bedrijfsvoering stroomlijnt en een universeel bereik binnen het Belgische en internationale Peppol-netwerk garandeert.

Om te beginnen, moet u zich verbinden met een Peppol Access Point en ervoor zorgen dat uw e-factuurformaten aan de norm voldoen. Zo bereidt u uw bedrijf voor op de huidige en toekomstige digitale verplichtingen.

Vaakgestelde vragen

Wat is het belangrijkste verschil tussen het 4- en 5-hoekenmodel van Peppol in België?

Het vierhoekenmodel verbindt de verzender, de ontvanger en hun respectievelijke Access Points. Het vijfhoekenmodel voegt de belastingdienst toe als vijfde partij, wat real-time e-rapportering aan de overheid mogelijk maakt.

Wie moet zich houden aan het Belgische Peppol-vierhoekenmodel?

Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die betrokken zijn bij B2B-transacties moeten vanaf 2026 het Peppol-vierhoekenmodel gebruiken voor e-facturatie.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde serviceprovider die uw bedrijf verbindt met het Peppol-netwerk, waardoor een veilige uitwisseling van e-facturen in het juiste formaat mogelijk wordt.

Wat zijn de aanvaarde e-factuurformaten in België voor Peppol?

Het belangrijkste aanvaarde formaat is Peppol BIS (Business Interoperability Specification), dat gebaseerd is op de UBL 2.1 XML-standaard.