Umsatzsteuer in Deutschland: Pflichten, Steuersatz, Registrierung und Befreiungen

Das deutsche Umsatzsteuersystem ist eine EU-konforme Verbrauchssteuer, bei der Unternehmen Steuern auf steuerpflichtige Lieferungen erheben, die Vorsteuer verrechnen und Nettobeträge abführen. Die diesbezüglichen Pflichten umfassen die Registrierung, Rechnungsstellung, Einreichung, verschiedene Steuersätze, Befreiungen und die Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Umsatzsteuer funktioniert nach dem Prinzip „Ausgang minus Eingang“. Rückerstattungen entstehen, wenn die abzugsfähige Vorsteuer die berechnete Ausgangssteuer übersteigt.
• Der Standardsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Steuersatz 7 %, für Exporte und den innergemeinschaftlichen B2B-Handel gilt der Nullsteuersatz. Ausnahmen verhindern den Vorsteuerabzug.
• Inländische KMU unterliegen Umsatzschwellen. Ausländische, nicht in der EU-ansässige und Aktiengesellschaften registrieren sich ab der ersten steuerpflichtigen Tätigkeit.
• Die Einhaltung der Vorschriften erfordert ordnungsgemäße Rechnungen, die Bereitschaft zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung, zehnjährige Aufbewahrungspflichten und die elektronische Einreichung über ELSTER.
• Die Steuererklärung umfasst Vorausmeldungen, jährliche Abstimmungen, zusammenfassende Meldungen (ZM), strenge Fristen und Sonderregelungen für OSS und Reverse Charge.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer (USt.) oder Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine indirekte Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen in jeder Phase der Lieferkette, von der Produktion bis zum Endverkauf, erhoben wird. Obwohl Unternehmen die Umsatzsteuer einziehen und an den Staat abführen, wird die endgültige Belastung vom Endverbraucher getragen.

Wesentliche Merkmale der Umsatzsteuer

• Sie wird in jeder Phase der Wertschöpfung (Herstellung, Großhandel, Einzelhandel) erhoben.
• Unternehmen berechnen die Umsatzsteuer auf Verkäufe (Ausgangssteuer) und erhalten die auf Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) zurück.
• Nur die Nettoumsatzsteuer (Ausgangssteuer abzüglich Vorsteuer) wird an die Steuerbehörden abgeführt.
• Die Umsatzsteuer ist für Unternehmen neutral, da sie nur Zwischenhändler und nicht die endgültigen Steuerzahler sind.

Beispiel:

Ein Hersteller verkauft Waren an einen Einzelhändler und berechnet 20 € Umsatzsteuer. Der Einzelhändler verkauft später an einen Kunden und berechnet 44 € Umsatzsteuer. Der Einzelhändler zahlt nur 24 € an das Finanzamt (44 € − 20 €). Letztendlich zahlt der Verbraucher die gesamte Mehrwertsteuer, während die Unternehmen sie lediglich weitergeben.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer in Deutschland?

In Deutschland funktioniert die Umsatzsteuer (USt.) nach den Standardprinzipien der EU-Mehrwertsteuer. Unternehmen fungieren als Zwischenhändler, die die Umsatzsteuer im Auftrag der Regierung einziehen, während der Endverbraucher die Steuerlast trägt.

So funktioniert die Umsatzsteuer

1. Erhebung der Umsatzsteuer (Ausgangssteuer): Umsatzsteuersteuerpflichtige Unternehmen müssen auf steuerpflichtige Umsätze die Umsatzsteuer zum geltenden Satz (in der Regel 19 % oder 7 %) erheben und den Umsatzsteuerbetrag auf Rechnungen deutlich ausweisen.
2. Zahlung der Umsatzsteuer auf Einkäufe (Vorsteuer): Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für den betrieblichen Gebrauch erwirbt, zahlt es Umsatzsteuer an die Lieferanten. Diese Umsatzsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet.
3. Netto-Umsatzsteuerberechnung: Am Ende jedes Berichtszeitraums berechnet das Unternehmen seine Umsatzsteuerverbindlichkeit:

zu zahlende Umsatzsteuer = Ausgangsumsatzsteuer - Vorsteuerabzug

• übersteigt die Ausgangssteuer die Vorsteuer, wird die Differenz an das Finanzamt abgeführt.
• übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, kann das Unternehmen eine Umsatzsteuerrückerstattung beantragen.

4. Einreichung von Umsatzsteuererklärungen: Umsatzsteuererklärungen werden beim deutschen Finanzamt mit allen Angaben zu Verkäufen, Einkäufen, Vorsteuer, Umsatzsteuer, steuerfreien Lieferungen usw. eingereicht.

Wichtige Umsatzsteuerpflichten in Deutschland

Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, müssen die folgenden Umsatzsteuerpflichten erfüllen:

1. Umsatzsteuerregistrierung: 

Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtige Lieferungen tätigen, müssen sich bei den deutschen Steuerbehörden für die Umsatzsteuer registrieren lassen und eine deutsche Steuernummer beantragen, sofern zutreffend.

2. Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer: 

Unternehmen, die für Umsatzsteuerzwecke registriert sind, müssen auf steuerpflichtige Lieferungen die Umsatzsteuer zum geltenden Satz berechnen und diese als Teil des Transaktionswerts von ihren Kunden einziehen.

3. Umsatzsteuerrechnung: 

Unternehmen, die Umsatzsteuerrechnungen ausstellen, müssen die deutschen Rechnungsanforderungen erfüllen und Umsatzsteuerrechnungen mit den vorgeschriebenen Angaben erstellen. Außerdem müssen sie bei Bedarf auf die strukturierte elektronische Rechnungsstellung umstellen.

4. Vorsteuerabzug und Umsatzsteuerabführung: 

Unternehmen, denen bei Einkäufen für steuerpflichtige oder umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten Umsatzsteuer entsteht, können die Vorsteuer abziehen und sind verpflichtet, die zu zahlende Netto-Umsatzsteuer innerhalb der gesetzlichen Fristen an das deutsche Finanzamt abzuführen.

5. Umsatzsteuererklärung: 

Unternehmen, die umsatzsteuerlich registriert sind, müssen periodische Umsatzsteuererklärungen und jährliche Umsatzsteuererklärungen mit allen Angaben zu Vorsteuer, Ausgangssteuer, Umsatz, Einkauf usw. für den jeweiligen Zeitraum einreichen.

6. Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen: 

Unternehmen, die der Umsatzsteuer unterliegen, müssen Umsatzsteuerunterlagen, Rechnungen und Belege 10 Jahre lang aufbewahren.

Deutsche Umsatzsteuersätze im Jahr 2026

In Deutschland gelten gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) drei Umsatzsteuersätze. Der anzuwendende Satz hängt von der Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen ab:

Zusätzliche Hinweise

• Nullsteuersatz ≠ Umsatzsteuerbefreiung: Lieferungen zum Nullsteuersatz sind steuerpflichtig und ermöglichen die Vorsteuerabzugsfähigkeit. Steuerbefreite Lieferungen hingegen nicht.
• Für eine Umsatzsteuer von 0 % sind Nachweise erforderlich (z. B. Ausfuhrbestätigung des Zolls, Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
• Es kann zu vorübergehenden Änderungen der Umsatzsteuer kommen, aber sofern nicht offiziell angekündigt, gelten die Standardsteuersätze.
• Waren und Dienstleistungen, die vollständig von der Umsatzsteuer befreit sind (z. B. Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Wohnungsmieten), werden separat unter § 4 UStG geregelt.

Unterschied zwischen Umsatzsteuerbefreiungen und dem Nullsteuersatz

Sowohl bei umsatzsteuerbefreiten als auch bei umsatzsteuerfreien Verkäufen wird dem Kunden keine Mehrwertsteuer berechnet, sie unterscheiden sich jedoch in der Vorsteuerabzugsfähigkeit.

• Umsatzsteuerbefreite Lieferungen: Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, und das Unternehmen kann die Vorsteuer auf die damit verbundenen Kosten nicht zurückfordern. Diese sind hauptsächlich in § 4 UStG aufgeführt und umfassen Dienstleistungen wie Gesundheitswesen, Bildung, Finanzen, Versicherungen und Wohnungsmieten.
• Nullsteuersatzlieferungen: Die Umsatzsteuer beträgt 0 %, aber der Verkauf ist weiterhin steuerpflichtig, und das Unternehmen kann die Vorsteuer zurückfordern. Dies gilt hauptsächlich für Exporte und innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen.

Einfach ausgedrückt: 

• Befreit = Es wird keine Umsatzsteuer berechnet und es ist kein Vorsteuerabzug möglich.
• Nullsteuersatz = Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, aber der Vorsteuerabzug ist möglich.

Wer muss sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren lassen?

Jede Person, jedes Unternehmen oder jede Einrichtung, die selbstständig eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt und steuerpflichtige Lieferungen in Deutschland tätigt, muss sich möglicherweise für die Umsatzsteuer registrieren lassen. Die Registrierungspflicht hängt von der Art des Unternehmens, seinem Umsatz und seinem Standort ab:

Beispiel 1: Registrierung erforderlich (Umsatz des Vorjahres lag über 25.000 €)

BerlinTech UG hatte 2025 einen Umsatz von 31.500 € und erwartet für 2026 einen Umsatz von 80.000 €. Da der Umsatz im Jahr 2025 über 25.000 € lag, muss das Unternehmen für 2026 umsatzsteuerlich registriert werden.

Beispiel 2: Registrierung erforderlich (Umsatz des Vorjahres lag unter 25.000 €, aber für 2026 werden über 100.000 € erwartet)

Das München Design Studio (Einzelunternehmen) hatte 2025 einen Umsatz von 19.600 €, erwartet aber für 2026 einen Umsatz von 130.000 €.

Obwohl der Umsatz des Jahres 2025 unter 25.000 € liegt, kann das Unternehmen 2026 die KMU-Ausnahmeregelung nicht in Anspruch nehmen, da sein erwarteter Umsatz für das Jahr 2026 100.000 € übersteigt. Es muss sich für die Umsatzsteuer registrieren lassen und auf steuerpflichtige Umsätze Umsatzsteuer erheben.

Wie meldet man sich in Deutschland für die Umsatzsteuer an?

Wenn ein Unternehmen in Deutschland zur Umsatzsteueranmeldung verpflichtet ist, sind die folgenden Schritte zu beachten. Der Prozess unterscheidet sich geringfügig für inländische und ausländische Unternehmen.

Inländische Unternehmen (mit Sitz in Deutschland)

1. Füllen Sie den Online-Fragebogen zur Steueranmeldung aus.
2. Geben Sie Unternehmensdaten wie Rechtsform, Adresse, Tätigkeit und den zu erwartenden Umsatz an.
3. Entscheiden Sie sich, ob Sie die Kleinunternehmerregelung oder die Standardumsatzsteuer anwenden wollen.
4. Reichen Sie die Anmeldung ein, bevor Sie beginnen steuerpflichtige Umsätze zu erwirtschaften.
5. Sie erhalten Ihre deutsche Steuernummer vom Finanzamt.
6. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird Ihnen per Post gesendet.

Ausländische Unternehmen (nicht in Deutschland ansässig)

1. Bestätigen Sie dem Bundeszentralamt für Steuern, dass für Ihre Aktivitäten eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung erforderlich ist (es gilt keine Umsatzschwelle).
2. Ermitteln Sie das für ausländische Registrierungen zuständige deutsche Finanzamt.
3. Sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen (Handelsregisterauszug, Adressnachweis, Angaben zum Geschäftsführer, Nachweis der beabsichtigten Tätigkeit in Deutschland).
4. Füllen Sie das deutsche Umsatzsteueranmeldeformular aus.
5. Reichen Sie den Antrag und die Unterlagen beim zuständigen Finanzamt ein.
6. Beantworten Sie umgehend alle Rückfragen der Steuerbehörde.
7. Erhalten Sie Ihre deutsche Steuernummer sowie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Nachdem Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für In- und Ausland) erhalten haben

1. Registrieren Sie sich bei ELSTER (dem deutschen Online-Steuerportal).
2. Reichen Sie die Umsatzsteuererklärungen wie vorgeschrieben ein (Neuregistrierte beginnen oft monatlich).
3. Reichen Sie die jährliche Umsatzsteuererklärung ein.

Umsatzsteuererklärung in Deutschland

Die Umsatzsteuererklärung in Deutschland bezieht sich auf die fortlaufende Verpflichtung von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die Umsatzsteuer gegenüber den deutschen Finanzbehörden (Finanzamt) zu erklären, zu zahlen und abzugleichen. In Deutschland gilt ein Selbstveranlagungssystem für die Umsatzsteuer, d. h. die Unternehmen sind dafür verantwortlich, ihre Umsatzsteuer korrekt und fristgerecht zu berechnen und zu melden.

Arten von Umsatzsteuererklärungen in Deutschland

Die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht umfasst im Allgemeinen drei Arten von Erklärungen:

• Vorauszahlungserklärungen: Hierbei handelt es sich um periodische Umsatzsteuererklärungen, mit denen die Ausgangs- und Vorsteuer gemeldet wird. Sie werden je nach Umsatzsteuerpflicht monatlich oder vierteljährlich eingereicht, elektronisch über ELSTER übermittelt und die zu zahlende Umsatzsteuer muss innerhalb derselben Frist entrichtet werden.
• Jährliche Umsatzsteuererklärung: Hierbei handelt es sich um eine zusammenfassende Erklärung für das gesamte Kalenderjahr. Sie gleicht alle im Laufe des Jahres eingereichten Vorauszahlungserklärungen ab und ist für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, einschließlich ausländischer Unternehmen, obligatorisch.
• Zusammenfassende Meldung (ZM): Diese ist erforderlich, wenn das Unternehmen innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen von Waren oder bestimmte Dienstleistungen im Rahmen der Reverse-Charge-Regelung erbringt.

Häufigkeit der Umsatzsteuererklärung

Die Häufigkeit der Einreichung hängt hauptsächlich von der im Vorjahr zu zahlenden Umsatzsteuerlast ab.

• Wenn die zu zahlende Umsatzsteuer (Vorjahr) über 7.500 € liegt: monatliche Einreichung.
• Wenn die zu zahlende Umsatzsteuer (Vorjahr) zwischen 1.000 € und 7.500 € liegt: vierteljährliche Einreichung.
• Wenn die zu zahlende Umsatzsteuer (Vorjahr) unter 1.000 € liegt: jährliche Erklärung.

Neu registrierte Unternehmen müssen in der Regel in den ersten beiden Kalenderjahren unabhängig vom Umsatz monatliche Umsatzsteuererklärungen einreichen.

Fristen für die Einreichung der Umsatzsteuererklärung

In Deutschland gelten strenge Fristen für die Einreichung und Zahlung der Umsatzsteuererklärung.

• Standardfrist: Umsatzsteuererklärungen sind bis zum 10. Tag des Folgemonats fällig. Beispielsweise ist die Umsatzsteuererklärung für Januar am 10. Februar fällig. Die Zahlung muss bis zum selben Datum beim Finanzamt eingegangen sein.
• Fristverlängerung: Unternehmen können eine einmonatige Verlängerung der Abgabefrist beantragen. Monatliche Einreicher müssen eine spezielle Vorauszahlung leisten (in der Regel 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres). Dies wird häufig zur Verbesserung des Cashflows genutzt.

In der Umsatzsteuererklärung anzugebende Details

Jede Umsatzsteuererklärung erfasst die berechnete Umsatzsteuer, die gezahlte Umsatzsteuer und das Nettoergebnis.

• Ausgangsumsatzsteuer: Umsatzsteuer auf Inlandsverkäufe (19 % / 7 %), Importe und innergemeinschaftliche Erwerbe (selbstveranlagte Umsatzsteuer) sowie bestimmte Reverse-Charge-Transaktionen.
• Vorsteuer: Die auf geschäftliche Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer, Einfuhrumsatzsteuer und innergemeinschaftliche Erwerbe (sofern abzugsfähig).
• Netto-Umsatzsteuerposition: Eine Umsatzsteuerzahlung ist fällig, wenn die Ausgangssteuer die Vorsteuer übersteigt. Eine Umsatzsteuerrückerstattung erfolgt, wenn die Vorsteuer die Ausgangssteuer übersteigt.

Einreichungsmethode: ELSTER

Alle Umsatzsteuererklärungen in Deutschland müssen elektronisch über ELSTER (das offizielle Online-Steuerportal Deutschlands) eingereicht werden. Unternehmen müssen sich für den Zugang zu ELSTER registrieren, ihre Erklärungen im offiziellen elektronischen Format einreichen und Belege wie Rechnungen und Zollunterlagen aufbewahren.

Besondere Umsatzsteuermeldepflichten

Bestimmte Transaktionsarten lösen zusätzliche Umsatzsteuermeldepflichten aus:

• Reverse-Charge-Transaktionen: Ausgangs- und Vorsteuer werden gleichzeitig gemeldet. Wenn das Unternehmen vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, hat dies in der Regel keine Auswirkungen auf die Umsatzsteuerzahlung, auch wenn sie weiterhin meldepflichtig ist.
• Intra-EU-Transaktionen: Intra-EU-Lieferungen werden sowohl in der Umsatzsteuererklärung als auch in der zusammenfassenden Meldung übermittelt. Intra-EU-Erwerbe werden selbst bewertet und in der Umsatzsteuererklärung gemeldet.
• OSS / IOSS: OSS-Erklärungen sind von deutschen Umsatzsteuererklärungen getrennt. Wenn ein Unternehmen OSS nutzt, sind B2C-EU-Verkäufe, die unter OSS fallen, von deutschen Umsatzsteuererklärungen ausgenommen, aber inländische deutsche Verkäufe müssen weiterhin lokal gemeldet werden.

Wer muss KEINE Umsatzsteuererklärung einreichen?

Einige Unternehmen sind je nach ihrem Umsatzsteuerstatus möglicherweise nicht verpflichtet, regelmäßig Umsatzsteuererklärungen einzureichen:

• Kleinunternehmen gemäß § 19 UStG: Sie müssen in der Regel keine Vorauszahlungserklärungen abgeben, sondern meist nur eine jährliche Erklärung zu Informationszwecken.
• Unternehmen, die nur umsatzsteuerbefreite Lieferungen tätigen: Diese müssen oft keine Umsatzsteuererklärungen einreichen. Es sei denn, sie sind aus anderen Gründen umsatzsteuerlich registriert.

Umsatzsteuer auf Importe und Exporte

Deutschland wendet die Umsatzsteuer so an, dass die Steuer schlussendlich im Verbrauchsland gezahlt wird:

1. Importe nach Deutschland (aus Nicht-EU-Ländern): 

Die Einfuhrumsatzsteuer wird vom deutschen Zoll zum gleichen Satz wie die inländische Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) erhoben. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können diese Einfuhrumsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer in ihrer Umsatzsteuererklärung geltend machen, während nicht registrierte Importeure (z. B. Privatpersonen) dies nicht können.

2. Exporte aus Deutschland (in Nicht-EU-Länder): 

Exporte sind umsatzsteuerfrei. Das bedeutet, es wird keine deutsche Umsatzsteuer erhoben, insofern die Waren die EU physisch verlassen und ein Ausfuhrnachweis vorliegt. Unternehmen können die Vorsteuer für diese Exporte dennoch zurückfordern.

3. B2B-Transaktionen innerhalb der EU: 

Lieferungen aus Deutschland an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in anderen EU-Ländern sind in Deutschland umsatzsteuerfrei. Der Käufer rechnet die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens ab, und der Verkauf muss in einer zusammenfassenden Meldung angegeben werden.

4. B2C-Transaktionen innerhalb der EU: 

Es wird deutsche Umsatzsteuer berechnet. Es sei denn, der Verkäufer nutzt OSS und wendet die Umsatzsteuerregeln des Kundenlandes an, sobald die Schwellenwerte überschritten sind.

5. Erwerb innerhalb der EU: 

Wenn deutsche Unternehmen Waren aus einem anderen EU-Land kaufen, berechnet der Lieferant keine Umsatzsteuer, sondern der deutsche Käufer führt eine Selbstveranlagung der deutschen Umsatzsteuer durch und zieht diese, sofern er dazu berechtigt ist, in derselben Steuererklärung ab.

Umsatzsteuerbefreiungen in Deutschland 

Deutschland befreit bestimmte Waren und Dienstleistungen gemäß § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) von der Umsatzsteuer. Bei umsatzsteuerbefreiten Lieferungen wird den Kunden keine Mehrwertsteuer berechnet und Unternehmen können in der Regel keine Vorsteuer zurückfordern (im Gegensatz zu Lieferungen zum Nullsteuersatz).

Zu den wichtigsten mehrwertsteuerbefreiten Kategorien gehören:

• Gesundheits- und medizinische Dienstleistungen, die von zugelassenen Fachkräften (Ärzten, Krankenhäusern, Therapeuten) erbracht werden.
• Ausbildung und Fortbildung, wie z. B. Schul- und Studiengebühren sowie anerkannte berufliche oder Erwachsenenbildung.
• Kulturelle und künstlerische Dienstleistungen, die von öffentlichen Einrichtungen oder gemeinnützigen Organisationen erbracht werden (z. B. Museen, Theater, Konzerte).
• Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, einschließlich Bankgeschäfte, Kredite, Zahlungen und Versicherungsprämien.
• Immobilien, insbesondere Wohnraummieten und die meisten Immobilienverkäufe (mit der Option, einige gewerbliche Mieten zu besteuern).
• Soziale und karitative Dienstleistungen, wie Kinderbetreuung, Altenpflege und Dienstleistungen von anerkannten gemeinnützigen Organisationen.
• Grundlegende Postdienstleistungen der Deutschen Post.
• Sonstige spezifische Ausnahmen, darunter Bestattungsdienstleistungen, Lotterien, Rundfunkgebühren und Anlagegold.

Fazit

Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtige Lieferungen tätigen, müssen sich unter Umständen für die Umsatzsteuer registrieren lassen, die Vorschriften für die Rechnungsstellung und Aufbewahrung von Unterlagen einhalten und Umsatzsteuererklärungen elektronisch einreichen.

Das deutsche Umsatzsteuerrecht unterliegt einer stetigen Weiterentwicklung. Die Regierung hat die Befugnis, die Anforderungen für die Umsetzung und Meldung der Umsatzsteuer zu aktualisieren. Dies schließt die obligatorische Einführung einer strukturierten elektronischen Rechnungsstellung ein. Ziel dieser Maßnahmen ist es, die digitale Compliance und die Steuertransparenz zu stärken.