Apakah Nota Kredit? Maksud, Contoh, Contoh Kes dan Format

Pelarasan pada amaun invois sering dilakukan, sama ada disebabkan ralat perkeranian, bayaran balik, diskaun tidak sepadan, produk rosak atau apa-apa sebab lain. Penting untuk melaraskan amaun untuk pembeli. Nota kredit merupakan salah satu cara terbaik untuk berbuat demikian, yang memberikan ketelusan, kejelasan dan penyelesaian yang cekap untuk kedua-dua pihak. 

Dalam blog ini, kami akan membincangkan tentang semua perkara yang perlu anda tahu berkenaan nota kredit, termasuk keadaan apabila nota kredit digunakan, format, implikasi perakaunan dan pematuhan e-Invois terkini yang berkaitan dengan nota kredit.

Apakah Nota Kredit?

Nota kredit, yang juga dipanggil memo kredit, ialah dokumen kewangan yang penting yang digunakan dalam transaksi perniagaan untuk menunjukkan pengurangan dalam amaun terhutang oleh pelanggan atau terhutang kepada pembekal. Nota kredit berfungsi sebagai akuan formal untuk pembayaran balik, kredit atau pelarasan yang dibuat pada transaksi terdahulu kerana pelbagai sebab seperti ralat invois, barangan rosak, pembatalan pesanan atau terlebih bayar.

Nota kredit dikeluarkan oleh perniagaan kepada pelanggan mereka atau diterima daripada pembekal dengan tujuan untuk membetulkan ralat atau menyelesaikan pertikaian berkenaan invois. Pada dasarnya, nota kredit berfungsi sebagai komitmen daripada pihak yang mengeluarkannya untuk membayar balik amaun tertentu kepada penerima atau melaraskan amaun tersebut dalam transaksi seterusnya.

Contoh Nota Kredit

Contoh 1: Invois yang Dicaj Secara Salah

Syarikat A, pengilang pakaian, menghantar 200 unit kemeja kepada Peruncit B. Walau bagaimanapun, disebabkan oleh ralat semasa memasukkan data, bahagian perakaunan Peruncit B menerima invois untuk 250 unit, bukannya 200 unit yang sebenarnya diterima. Selepas menyelaraskan rekod mereka, Peruncit B menemukan percanggahan dan memaklumi Syarikat A. Dalam keadaan ini, Syarikat A perlu mengeluarkan nota kredit kepada Peruncit B untuk lebihan 50 unit yang dicaj pada invois.

Contoh 2: Pengembalian Produk Disebabkan Kerosakan

Pelanggan X membeli komputer riba daripada Kedai Elektronik Y. Walau bagaimanapun, selepas menerima komputer riba, Pelanggan X mendapati skrin komputer riba tersebut retak. Tidak berpuas hati dengan produk itu, Pelanggan X menghubungi Kedai Elektronik Y untuk membuat pengembalian. Selepas menerima komputer riba yang dikembalikan dan mengesahkan kerosakan tersebut, Kedai Elektronik Y perlu mengeluarkan nota kredit kepada Pelanggan X untuk amaun pembelian asal, yang membolehkan Pelanggan X menerima bayaran balik atau menggunakan amaun yang dikreditkan untuk pembelian pada masa hadapan.

Bilakah Nota Kredit Dikeluarkan?

Nota kredit biasanya digunakan dalam pelbagai senario untuk membetulkan ralat pengebilan dan memastikan ketepatan kewangan:

1. Ralat Invois: Jika terdapat kesilapan pada invois, seperti terlebih caj, terkurang caj, atau item atau kuantiti yang tersalah disenaraikan, nota kredit dikeluarkan untuk membetulkan ralat tersebut.
2. Pengembalian Produk: Apabila pelanggan mengembalikan produk disebabkan oleh kecacatan, kerosakan atau ketidakpuasan hati, nota kredit dikeluarkan untuk mengembalikan wang bagi amaun pembelian.
3. Pesanan yang Dibatalkan: Nota kredit boleh dikeluarkan untuk mengembalikan wang kepada pelanggan jika pesanan dibatalkan sebelum pesanan tersebut dihantar.
4. Pembetulan Diskaun: Jika diskaun tidak digunakan dengan betul pada invois, nota kredit dikeluarkan untuk melaraskan amaun invois dengan sewajarnya.
5. Bayaran Pendahuluan: Jika pelanggan membuat bayaran pendahuluan untuk barangan atau perkhidmatan tetapi kemudiannya memutuskan untuk tidak meneruskan pembelian, nota kredit perlu dikeluarkan.
6. Tuntutan Waranti: Apabila produk dikembalikan dalam tempoh waranti disebabkan kecacatan atau malfungsi, nota kredit dikeluarkan untuk mengembalikan wang kepada pelanggan atau memberikan kredit untuk pembelian pada masa hadapan.
7. Pengembalian kepada Pembekal: Jika perniagaan menerima barangan daripada pembekal yang rosak, cacat atau bukan seperti yang dipesan, nota kredit boleh diminta untuk mengimbangi bayaran atau untuk mendapatkan bayaran balik.
8. Percanggahan Bayaran: Jika terdapat percanggahan antara amaun yang dibayar dengan amaun terhutang, nota kredit boleh dikeluarkan untuk melaraskan bayaran dengan sewajarnya.

Butiran yang Perlu Dinyatakan dalam Nota Kredit

Nota kredit perlu mengandungi semua butiran umum invois seperti butiran pembeli dan penjual. Selain itu, berikut adalah beberapa medan tambahan yang perlu dinyatakan.

• Pengenalan: dokumen perlu dilabelkan dengan jelas sebagai nota kredit. 
• Tarikh Dikeluarkan: Tarikh nota kredit dikeluarkan.
• Nombor SST: Jika berkenaan, pastikan nombor SST disertakan. 
• Nombor Nota Kredit: Pengenalan unik yang sepadan dengan invois. 
• Pelanggan: Penerima nota kredit yang dikeluarkan.
• Nombor Rujukan Pesanan Belian/Invois: Nyatakan nombor invois/PO untuk nota kredit yang dikeluarkan. Maklumat ini membantu untuk mengenal pasti transaksi. 
• Sebab Dikeluarkan: Penerangan yang jelas 
• Butiran Item: Perihalan, Kod MICR, Kuantiti, Nilai (RM).
• Amaun: Jumlah Harga tidak termasuk SST, Amaun SST, yang dikembalikan atau dibayar balik.
• Terma Pembayaran: Sebarang syarat untuk penggunaan kredit atau pembayaran balik.

Format Nota Kredit

Berikut ialah templat nota kredit yang boleh diedit dalam format Excel untuk perniagaan di Malaysia. 

Muat Turun Templat Nota Kredit - Muat turun di sini

Mengapakah nota kredit yang dikeluarkan, dan bukannya mengeluarkan semula invois?

Terdapat beberapa sebab pengeluaran nota kredit dibuat, dan bukannya pengeluaran semula invois, yang juga boleh membawa manfaat dalam situasi tertentu:

1. Melancarkan Proses: Pengeluaran nota kredit biasanya lebih pantas dan lebih cekap berbanding pengeluaran semula invois.
2. Mengekalkan Sejarah Dokumen: Invois asal kekal tersimpan dengan baik dengan mengeluarkan nota kredit, yang menyediakan rekod lengkap untuk transaksi pertama. Hal ini penting untuk tujuan perakaunan dan pengauditan.
3. Ketelusan dan Kejelasan: Penggunaan nota kredit dapat menunjukkan dengan jelas bahawa pelarasan telah dibuat pada invois asal dan sebab pelarasan tersebut. 
4. Pematuhan E-invois: Di Malaysia, terdapat keperluan undang-undang untuk mengeluarkan nota kredit bagi tujuan e-invois. 

Faedah nota kredit

Nota kredit menyediakan beberapa manfaat utama untuk perniagaan yang dijalankan di Malaysia, terutamanya dalam konteks pengurusan dan pematuhan kewangan:

• Pembetulan Ralat: Nota kredit membolehkan perniagaan membetulkan ralat pengebilan, seperti terlebih caj atau kuantiti yang salah, tanpa meminda invois asal, bagi memastikan rekod kewangan yang tepat.
• Ketelusan: Nota kredit mendokumenkan pelarasan dengan jelas, menyatakan sebab secara khusus seperti pengembalian atau diskaun, yang memupuk kepercayaan dan meminimumkan pertikaian dengan pihak yang terlibat.
• Jejak Audit: Jejak audit memelihara sejarah transaksi asal semasa mendokumenkan perubahan, yang menjadikan audit dan pemeriksaan pematuhan lebih mudah.
• Pematuhan Cukai: Nota kredit membantu perniagaan untuk melaraskan liabiliti cukai dengan tepat, memastikan cukai hanya dibayar untuk amaun yang telah dibetulkan dan mengelakkan percanggahan dengan pihak berkuasa cukai.
• Kecekapan Operasi: Mengeluarkan nota kredit adalah lebih pantas dan lebih lancar daripada mengeluarkan semula invois, mengurangkan bebanan pentadbiran dan menjimatkan masa.
• Kepuasan Pelanggan: Nota kredit mempamerkan tanggungjawab dalam menangani masalah, meningkatkan kepercayaan pelanggan dan memupuk hubungan jangka panjang.

Kesimpulan

Evolusi nota kredit daripada dokumen kertas atau format elektronik bukan standard kepada dokumen elektronik yang disahkan dalam sistem e-Invois Malaysia menawarkan banyak manfaat untuk perniagaan dan pihak berkuasa cukai. Untuk perniagaan, nota kredit elektronik melancarkan proses pelarasan, mengurangkan ralat manual, memudahkan penyimpanan rekod yang lebih baik dan meningkatkan pengurusan pematuhan. 

Untuk pihak berkuasa, pengesahan nota kredit melalui MyInvois meningkatkan kebolehlihatan dalam pelarasan transaksi, mengurangkan percanggahan cukai dan menyokong pentadbiran cukai yang lebih berkesan. 

Apabila sistem ini terus berkembang, perincian selanjutnya dalam proses, keupayaan penyepaduan dan keperluan pematuhan mungkin berlaku, dan penting untuk perniagaan kekal termaklum serta menyesuaikan amalan mereka sewajarnya.