Nota debit ialah dokumen kewangan penting yang digunakan secara meluas di Malaysia untuk mengendalikan pelarasan dalam transaksi perniagaan, seperti membetulkan ralat invois, mengurus pengembalian produk atau menyelaras percanggahan harga. Nota debit berfungsi sebagai notifikasi formal daripada pembeli kepada penjual, menyatakan pengurangan dalam amaun terhutang yang disebabkan oleh masalah khusus seperti barangan yang rosak atau bil yang tidak tepat.
Dengan kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit kini berevolusi kepada format digital yang perlu mematuhi keperluan teknikal khusus yang ditetapkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) Malaysia.
Blog ini menyediakan pandangan menyeluruh tentang nota debit di Malaysia, termasuk format nota debit, templat yang boleh diedit, kelebihan utama, cara nota debit berfungsi mengikut sistem e-Invois, perbezaan daripada nota kredit, tujuan nota debit dan contoh praktikal.
Nota debit ialah dokumen kewangan formal yang dikeluarkan untuk memaklumi pihak yang berkaitan tentang kewajipan hutang atau pelarasan pada invois asal. Dalam konteks perniagaan Malaysia, nota debit berfungsi sebagai alat yang penting untuk mengekalkan rekod kewangan yang tepat dan memastikan ketelusan dalam transaksi niaga ke niaga (B2B). Nota debit berfungsi sebagai dokumentasi awal sebelum invois rasmi dihantar dan membantu untuk menangani percanggahan seperti caj yang berlebihan atau barangan yang dikembalikan.
Tidak seperti invois yang memerlukan bayaran segera, nota debit lazimnya dikeluarkan dalam format surat untuk memaklumi pembeli tentang kewajipan hutang yang seterusnya atau pelarasan akaun, terutamanya dalam transaksi kredit. Nota debit memainkan peranan penting dalam ekosistem kewangan Malaysia dengan menyediakan jejak yang didokumenkan untuk pelarasan transaksi yang membantu perniagaan mengekalkan pematuhan kepada keperluan cukai.
Nota debit boleh dikeluarkan atas beberapa sebab termasuk
PQR membeli kerusi bernilai 50,000 daripada penjual ABC. Selepas menerima barangan tersebut, PQR mendapati 5 kerusi bernilai 10,000 rosak. PQR tidak perlu membayar 10,000 kepada ABC untuk kerusi yang rosak itu. PQR perlu mengurangkan liabiliti dalam rekod mereka sebagai bayaran kepada pemiutang ABC. Oleh itu, PQR mengeluarkan nota debit untuk 10,000 kepada ABC dan mengurangkan akaun ABC dalam rekodnya sebanyak 10,000.
ABC memiliki syarikat telefon mudah alih dan membekalkan 101 telefon mudah alih kepada pelanggan mereka, XYZ. Kemudian, didapati bahawa invois telah dikeluarkan kepada XYZ untuk 100 unit telefon mudah alih sahaja. ABC boleh menggunakan nota debit untuk mendapatkan semula amaun untuk baki 1 unit telefon mudah alih.
Mengikut kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit ialah satu daripada empat dokumen transaksi utama yang mesti diserahkan secara elektronik bersama dengan invois, nota kredit dan nota bayaran balik. Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) Malaysia mengiktiraf nota debit sebagai e-dokumen rasmi yang mesti mematuhi keperluan teknikal tertentu.
Nota debit dalam sistem e-Invois Malaysia ditakrifkan secara rasmi sebagai "dokumen yang dikeluarkan untuk menunjukkan caj tambahan pada e-Invois yang dikeluarkan sebelumnya". Pemformalan dalam rangka kerja e-Invois ini memastikan kekonsistenan dalam cara perniagaan mengendalikan pelarasan transaksi.
Nota debit ialah dokumen penting dalam ekosistem perniagaan yang menawarkan banyak manfaat untuk meningkatkan ketelusan kewangan, pematuhan dan kecekapan operasi.
Nota debit meningkatkan nilai invois, manakala nota kredit mengurangkan nilai invois. Untuk membatalkan invois dalam kes pengembalian pembelian, penjual boleh mengeluarkan nota kredit atau pembeli boleh mengeluarkan nota debit. Berikut merupakan perbezaan utamanya
Aspek | Nota Debit | Nota Kredit |
Takrifan | Dokumen yang dikeluarkan untuk memaklumkan tentang peningkatan dalam amaun yang terhutang oleh penerima. | Dokumen yang dikeluarkan untuk memaklumkan tentang pengurangan dalam amaun yang terhutang oleh penerima. |
Tujuan | Digunakan untuk meningkatkan nilai invois atau melaraskan amaun terkurang caj. | Digunakan untuk mengurangkan nilai invois atau melaraskan amaun terlebih caj. |
Dikeluarkan Oleh | Lazimnya dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. | Lazimnya dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. |
Sebab Dikeluarkan | - Pengembalian barangan rosak oleh pembeli. | - Pembetulan untuk amaun terlebih bil. |
Kesan pada Akaun | Meningkatkan liabiliti (amaun belum bayar) pembeli kepada penjual. | Mengurangkan liabiliti (amaun belum bayar) pembeli kepada penjual. |
Kesan pada Nilai Boleh Cukai | Meningkatkan nilai transaksi boleh cukai. | Mengurangkan nilai transaksi boleh cukai. |
Senario Contoh | Pembeli menerima item dalam kuantiti yang kurang daripada bilangan dalam bil dan mengeluarkan nota debit untuk caj tambahan. | Penjual menyedari bahawa mereka mengenakan caj berlebihan kepada pembeli dan mengeluarkan nota kredit untuk lebihan amaun tersebut. |
Beberapa maklumat utama yang perlu disertakan dalam nota debit ialah -
Nota Debit | |||||||
Nota Debit Daripada | Nota debit kepada: | Dihantar kepada: | |||||
Butiran Nota Debit | |||||||
No. Nota Debit: | Tarikh Nota Debit: | ||||||
# | Perihalan | Kod HSN/SAC | Kuantiti | Unit | Kadar | Amaun Bercukai | Jumlah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||
Amaun Nota Debit | Jumlah (sebelum cukai): | ||||||
| Cukai | Ses | |||||
|
| ||||||
Jumlah Cukai: | |||||||
Terma dan Syarat: | |||||||
| Penandatangan Yang Diberi Kuasa |
Apabila nota debit dikeluarkan, dokumen ini menunjukkan pelarasan pada transaksi sebelumnya yang lazimnya melibatkan pengembalian barangan atau pembetulan amaun invois. Pengendalian perakaunan berbeza mengikut entiti yang mengeluarkan nota debit, sama ada pembeli atau penjual.
Apabila barangan dikembalikan kepada pembekal, pembeli akan mengurangkan liabiliti mereka dengan mendebitkan akaun pembekal dan mengkreditkan akaun pengembalian pembelian. Pelarasan ini menunjukkan pengurangan dalam stok dan liabiliti.
Contoh entri jurnal:
Contohnya, jika barangan bernilai RM5,000 dikembalikan:
Apabila menerima nota debit daripada pembeli, penjual akan merekodkan dokumen ini sebagai pengembalian jualan. Penjual akan mendebitkan akaun pengembalian jualan dan mengkreditkan akaun pelanggan untuk menunjukkan pengurangan dalam amaun belum terima.
Contoh entri jurnal:
Contohnya, jika barangan bernilai RM5,000 dikembalikan:
Nota debit ialah surat cara kewangan yang penting di Malaysia yang digunakan untuk melaraskan transaksi perniagaan, membetulkan ralat dan mengurus pengembalian produk. Dokumen ini memastikan ketelusan, pematuhan kepada peraturan cukai dan rekod kewangan yang tepat. Dengan pengenalan kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit telah beralih kepada format digital yang melancarkan proses, meningkatkan kecekapan operasi dan membolehkan penyepaduan dengan sistem pelaporan cukai secara lancar.