Apakah itu Nota Debit? Maksud, Faedah dan Templat

Nota debit ialah dokumen kewangan penting yang digunakan secara meluas di Malaysia untuk mengendalikan pelarasan dalam transaksi perniagaan, seperti membetulkan ralat invois, mengurus pengembalian produk atau menyelaras percanggahan harga. Nota debit berfungsi sebagai notifikasi formal daripada pembeli kepada penjual, menyatakan pengurangan dalam amaun terhutang yang disebabkan oleh masalah khusus seperti barangan yang rosak atau bil yang tidak tepat. 

Dengan kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit kini berevolusi kepada format digital yang perlu mematuhi keperluan teknikal khusus yang ditetapkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) Malaysia. 

Blog ini menyediakan pandangan menyeluruh tentang nota debit di Malaysia, termasuk format nota debit, templat yang boleh diedit, kelebihan utama, cara nota debit berfungsi mengikut sistem e-Invois, perbezaan daripada nota kredit, tujuan nota debit dan contoh praktikal.

Apakah Nota Debit di Malaysia?

Nota debit ialah dokumen kewangan formal yang dikeluarkan untuk memaklumi pihak yang berkaitan tentang kewajipan hutang atau pelarasan pada invois asal. Dalam konteks perniagaan Malaysia, nota debit berfungsi sebagai alat yang penting untuk mengekalkan rekod kewangan yang tepat dan memastikan ketelusan dalam transaksi niaga ke niaga (B2B). Nota debit berfungsi sebagai dokumentasi awal sebelum invois rasmi dihantar dan membantu untuk menangani percanggahan seperti caj yang berlebihan atau barangan yang dikembalikan.

Tidak seperti invois yang memerlukan bayaran segera, nota debit lazimnya dikeluarkan dalam format surat untuk memaklumi pembeli tentang kewajipan hutang yang seterusnya atau pelarasan akaun, terutamanya dalam transaksi kredit. Nota debit memainkan peranan penting dalam ekosistem kewangan Malaysia dengan menyediakan jejak yang didokumenkan untuk pelarasan transaksi yang membantu perniagaan mengekalkan pematuhan kepada keperluan cukai.

Bilakah Nota Debit Dikeluarkan?

Nota debit boleh dikeluarkan atas beberapa sebab termasuk 

1. Pengembalian Produk dan Produk yang Rosak: Apabila pelanggan menerima barangan yang rosak, mereka boleh mengeluarkan nota debit untuk melaraskan amaun belum bayar. Contohnya, jika sebuah syarikat membeli kerusi bernilai RM50,000 dan mendapati bahawa kerusi bernilai RM10,000 rosak, mereka boleh mengeluarkan nota debit untuk mengurangkan kewajipan pembayaran mereka sebanyak RM10,000.
2. Pembetulan Kuantiti Produk: Nota debit adalah penting apabila terdapat percanggahan dalam kuantiti produk yang diterima berbanding dengan kuantiti yang telah dipersetujui. Jika pembeli menerima item dalam kuantiti yang kurang daripada bilangan yang dijangkakan, nota debit boleh melaraskan bil sewajarnya.
3. Pelarasan Kos Tambang: Apabila mengendalikan caj tambang, nota debit boleh menangani bil yang tidak tepat. Jika kos tambang dicaj berlebihan atau memerlukan peruntukan semula, nota debit dapat memastikan pelarasan dilaksanakan sewajarnya.
4. Perubahan dalam Nilai Bekalan Boleh Cukai: Dalam keadaan apabila terdapat perubahan dalam pertimbangan bagi bekalan boleh cukai, nota debit menjadi dokumen penting untuk melaraskan nilai transaksi dan amaun cukai asal.

Contoh Nota Debit

Contoh 1 - Pengembalian oleh pelanggan:

PQR membeli kerusi bernilai 50,000 daripada penjual ABC. Selepas menerima barangan tersebut, PQR mendapati 5 kerusi bernilai 10,000 rosak. PQR tidak perlu membayar 10,000 kepada ABC untuk kerusi yang rosak itu. PQR perlu mengurangkan liabiliti dalam rekod mereka sebagai bayaran kepada pemiutang ABC. Oleh itu, PQR mengeluarkan nota debit untuk 10,000 kepada ABC dan mengurangkan akaun ABC dalam rekodnya sebanyak 10,000.

Contoh 2 - Perbezaan harga yang dikenakan oleh penjual:

ABC memiliki syarikat telefon mudah alih dan membekalkan 101 telefon mudah alih kepada pelanggan mereka, XYZ. Kemudian, didapati bahawa invois telah dikeluarkan kepada XYZ untuk 100 unit telefon mudah alih sahaja. ABC boleh menggunakan nota debit untuk mendapatkan semula amaun untuk baki 1 unit telefon mudah alih.

Bagaimanakah nota debit berkaitan dengan sistem e-Invois Malaysia?

Mengikut kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit ialah satu daripada empat dokumen transaksi utama yang mesti diserahkan secara elektronik bersama dengan invois, nota kredit dan nota bayaran balik. Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) Malaysia mengiktiraf nota debit sebagai e-dokumen rasmi yang mesti mematuhi keperluan teknikal tertentu.

Nota debit dalam sistem e-Invois Malaysia ditakrifkan secara rasmi sebagai "dokumen yang dikeluarkan untuk menunjukkan caj tambahan pada e-Invois yang dikeluarkan sebelumnya". Pemformalan dalam rangka kerja e-Invois ini memastikan kekonsistenan dalam cara perniagaan mengendalikan pelarasan transaksi.

Kelebihan Menggunakan Nota Debit di Malaysia

Nota debit ialah dokumen penting dalam ekosistem perniagaan yang menawarkan banyak manfaat untuk meningkatkan ketelusan kewangan, pematuhan dan kecekapan operasi. 

1. Pematuhan Undang-undang dan Cukai: Nota debit menyediakan dokumentasi formal untuk pelarasan transaksi yang memastikan pematuhan pada peraturan cukai dan kesediaan audit.
2. Peningkatan dalam Ketepatan Kewangan: Nota debit mengekalkan rekod kewangan tanpa ralat dengan membetulkan percanggahan dalam invois, kuantiti atau harga.
3. Kecekapan dalam Penyelesaian Pertikaian: Nota debit memudahkan proses untuk menyelesaikan pertikaian tentang barangan yang rosak, caj berlebihan atau penghantaran yang salah.
4. Penjimatan Kos dengan e-Invois: Penyepaduan dalam sistem e-Invois Malaysia mengurangkan kos, mengautomatikkan proses dan memastikan pematuhan kepada keperluan LHDN.
5. Ketelusan dan Kepercayaan: Nota debit meningkatkan ketelusan dalam transaksi perniagaan yang memupuk kepercayaan antara pembeli dengan penjual selain mencegah penipuan.

Nota debit vs nota kredit

Nota debit meningkatkan nilai invois, manakala nota kredit mengurangkan nilai invois. Untuk membatalkan invois dalam kes pengembalian pembelian, penjual boleh mengeluarkan nota kredit atau pembeli boleh mengeluarkan nota debit. Berikut merupakan perbezaan utamanya

Templat Nota Debit

Beberapa maklumat utama yang perlu disertakan dalam nota debit ialah -

• Nama, alamat, butiran untuk dihubungi dan Nombor Pengenalan Cukai (TIN) pembekal.
• Nombor unik nota debit.
• Tarikh pengeluaran nota debit.
• Nama, alamat, butiran untuk dihubungi dan TIN penerima.
• Nombor rujukan invois dan tarikh nota debit dikeluarkan.
• Butiran barangan atau perkhidmatan seperti kuantiti, amaun bagi setiap unit, jumlah amaun tidak termasuk cukai.
• Kadar cukai dan Amaun cukai.
• Tandatangan.

Pengendalian Perakaunan untuk Nota Debit

Apabila nota debit dikeluarkan, dokumen ini menunjukkan pelarasan pada transaksi sebelumnya yang lazimnya melibatkan pengembalian barangan atau pembetulan amaun invois. Pengendalian perakaunan berbeza mengikut entiti yang mengeluarkan nota debit, sama ada pembeli atau penjual.

Dalam Akaun Pembeli

Apabila barangan dikembalikan kepada pembekal, pembeli akan mengurangkan liabiliti mereka dengan mendebitkan akaun pembekal dan mengkreditkan akaun pengembalian pembelian. Pelarasan ini menunjukkan pengurangan dalam stok dan liabiliti.

Contoh entri jurnal:

• Debit: Akaun Pembekal (untuk mengurangkan liabiliti)
• Kredit: Akaun Pengembalian Pembelian (untuk merekodkan barangan yang dikembalikan)

Contohnya, jika barangan bernilai RM5,000 dikembalikan:

• Debit Akaun Pembekal: RM5,000
• Kredit Akaun Pengembalian Pembelian: RM5,000.

Dalam Akaun Penjual

Apabila menerima nota debit daripada pembeli, penjual akan merekodkan dokumen ini sebagai pengembalian jualan. Penjual akan mendebitkan akaun pengembalian jualan dan mengkreditkan akaun pelanggan untuk menunjukkan pengurangan dalam amaun belum terima.

Contoh entri jurnal:

• Debit: Akaun Pengembalian Jualan (untuk merekodkan barangan yang dikembalikan)
• Kredit: Akaun Pelanggan (untuk mengurangkan amaun belum terima)

Contohnya, jika barangan bernilai RM5,000 dikembalikan:

• Debit Akaun Pengembalian Jualan: RM5,000
• Kredit Akaun Pelanggan: RM5,000.

Kesimpulan

Nota debit ialah surat cara kewangan yang penting di Malaysia yang digunakan untuk melaraskan transaksi perniagaan, membetulkan ralat dan mengurus pengembalian produk. Dokumen ini memastikan ketelusan, pematuhan kepada peraturan cukai dan rekod kewangan yang tepat. Dengan pengenalan kewajipan e-Invois Malaysia, nota debit telah beralih kepada format digital yang melancarkan proses, meningkatkan kecekapan operasi dan membolehkan penyepaduan dengan sistem pelaporan cukai secara lancar.