الحقول الإلزامية الرئيسية في الفواتير الإلكترونية المحددة في المملكة العربية السعودية

في اللوائح الجديدة المطروحة للفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، أصدرت هيئة الزكاة والضرائب والجمارك إرشادات لإنشاء وإصدار الفواتير الإلكترونية. بينما تتطلب العديد من الحقول في الفاتورة الإلكترونية لملئ تفاصيل المعاملة، تحتاج الحقول الإلزامية المحددة إلى فهم، للامتثال بشكل أفضل للقواعد واللوائح.

دعنا نلقي نظرة على الحقول الإلزامية للفاتورة الإلكترونية المنصوص عليها من قبل الهيئة.

رقم التعريف الموحد عالمياً

التعريـف الموحــد عالميــا لتحديــد الفاتــورة مــن خلال رقــم فريــد، بمجـرد إصدارها ويمكن تتبعها طــوال دورة حياتها.

مثال لرقم التعريف الموحد عالمياً:
061 c95lv-d6bb942-e-aa6-24cb09ec1d001

يجب علـى مقدمـي الحلـول التقنيـة التأكــد مــن أن حلولهــم التقنيــة قــادرة علــى إنشــاء أرقــام التعريــف الموحــدة عالميــا ومــن تواجدهــا فــي الفاتــورة الإلكترونية الصــادرة بصيغــة إكس إم إل. و مع ذلك، لا يمكن وضعه في فاتورة مطبوعة .
تقترح إرشادات الهيئة أنه إذا تـم إصـدار فاتورة إلكترونيـة ولكـن بصيغـة غيـر متوافقـة بســبب خطــأ فــي النظــام، فيجــب أن تحتــوي الفاتورة الإلكترونية المعاد إصدارها أو الإشعار الإلكتروني المرتبــط بهــا علــى نفــس رقــم التعريـف الموحــد عالميـا.

ختم التشفير

منصة الهيئة لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بإنشاء طابع تشفير وهو حقل إلزامي للفاتورة الإلكترونية المطلوبة من قبل الهيئة.
من ناحية أخرى، يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية المبسطة طابع تشفير يتم إنشاؤه تلقائياً من خلال الحل التقني الخاص بالشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية. و من ثم، يجـب علـى الأشـخاص الخاضعيـن لالئحـة الفوتـرة الإلكترونية التأكـد مـن أن الحـل التقنـي الخـاص بهـم مسـجل ومتوافـق مـع المتطلبـات كما هو مطلوب من قبل الهيئة

الرمز التعريفي المحدد لختم التشفير

هـو عبـارة عـن بيانات اعتماد مرتبطـة بختـم التشـفير وتربطها بالحـل التقنـي المطابق للمواصفات والمتطلبات المسـتخدم فـي إصـدار الفواتيـر الإلكترونية و الإشعارات الإلكترونية. يتم إصـدار الرمـز التعريفـي المحـدد لختـم التشفير وإدارته مــن خلال منصــة الهيئــة لربــط أنظمــة الفوتــرة الإلكترونية.

يجـب علـى الأشخاص الخاضعيـن لالئحـة الفوتـرة الإلكترونية تســجيل الدخــول إلــى منصــة الهيئــة باســتخدام حســاباتهم الحاليـة مـن أجـل طلـب وإدارة الرمـز التعريفـي المحـدد لختـم التشفير للحلـول التقنيـة الخاصـة بهـم. 

دالة التشفير للفاتورة السابقة

طلبت الهيئة أن تكون دالة التشفير للفاتورة السابقة موجودة في الفاتورة الإلكترونية اللاحقة أو الإشعار الإلكتروني اللاحق. ومن ثم، يجـب علـى مقدمـي الحلـول التقنيـة المطابقة للمواصفـات والمتطلبات التأكــد مــن أن الحلــول التقنيــة المقدمــة قــادرة علــى إنشــاء دالة التشفير للفاتورة السابقة وظهورها ضمــن الفاتورة الإلكترونية

يمكن اعتبار دالة التشفير كبصمة رقمية يتم إنشاؤها تلقائياً داخل الحل التقني للفاتورة. 

تبدو دالة التشفير للفاتورة السابقة هكذا: 

NWZlY2ViNjZmZmM4NmYzOGQ5NTI3ODZjN 

mQ2OTZjNzljMmRiYzIzOWRkNGU5MWI0NjcyOWQ3M2EyN2ZiNTdlOQ==

رمز الاستجابة السريعة

يحتــوي رمــز الاستجابة السريعة علــى بيانــات الفاتورة الإلكترونية و يتـم تضمينـه فـي الفاتـورة المطبوعـة والفاتـورة الإلكترونية.

يتضمن عادةً اسم المورد، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، التاريخ والوقت، الفاتورة مع مبلغ ضريبة القيمة المضافة، وختم التشفير، من بين تفاصيل أخرى محددة. هذه التفاصيل مضمنة في رمز الاستجابة السريعة بأكثر الطرق أماناً ولا يمكن العبث بها. من المهم التحقق من الفاتورة للتأكد مما إذا كانت الفاتورة مطابقة لمتطلبات الهيئة.

عداد الفواتير

إنه رقم يتــم إصــداره تلقائيا بواسـطة الحـل التقنـي. يزداد عـداد الفاتورة لــكل إصــدار فاتــورة علــى النظــام. قـد تكـرر قيمـة عـداد الفاتـورة علـى وحـدات الحـل التقنـي المطابق للمواصفات والمتطلبات المنفصلة التي يملكها الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية. 

مثال لعداد الفواتير – 23881. 

الحقول المذكورة أعلاه هي حقول محددة تتعلق بمراحل مختلفة – مرحلــة إصـدار وحفـظ الفواتير الإلكترونية و المرحلـة الثانيـة وهـي مرحلـة ربـط أنظمـة الفوترة الإلكترونية.  

هذه الحقول الإلزامية الرئيسية هي متطلبات خاصة من قبل الهيئة بصرف النظر عن الحقول العامة الإلزامية الأخرى للفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

متى يكون من الضروري إضافة هذه الحقول الرئيسية؟

وقت التنفيذ	تفاصيل الحقول
المرحلة الثانية	رقم التعريف الموحد عالمياً
المرحلة الثانية	ختم التشفير
المرحلة الثانية	الرمز التعريفي المحدد لختم التشفير
المرحلة الثانية	دالة التشفير للفاتورة السابقة
المرحلة الأولى – الفواتير المبسطة المرحلة الثانية – جميع الفواتير	رمز الاستجابة السريعة
المرحلة الثانية	عداد الفواتير

ملاحظة: المرحلة الأولى تسمى مرحلة إصدار و حفظ الفواتير الإلكترونية، بينما المرحلة الثانية تسمى مرحلة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية.