الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية: كيف يمكن لمنافذ البيع بالتجزئة الكبيرة إنشاء الفواتير الإلكترونية من منشأة إلى فرد بسلاسة ؟

نفذت المملكة العربية السعودية المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية من خلال هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في 4 ديسمبر 2021. وشملت المرحلة الأولى من مبادرة الفوترة الإلكترونية جميع دافعي الضرائب المقيمين والعملاء أو الأطراف الثالثة الذين يصدرون الفواتير الضريبية نيابة عن الشخص المقيم الخاضع للضريبة. واستبعدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك غير المقيمين (لأغراض ضريبة القيمة المضافة) من إصدار الفواتير الإلكترونية.

وأيضا، تعتزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتنفيذ المرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية في الدفعات في المملكة العربية السعودية. وبناءً على ذلك ، في يونيو 2022 ، أخطرت دافعي الضرائب الذين يزيد حجم أعمالهم بأكثر من 3 مليارات ريال سعودي في عام 2021 بتنفيذ المرحلة الثانية اعتبارًا من 1 يناير 2023.

تشرح هذه المقالة لكبار تجار التجزئة من منشأة إلى فرد والمشاكل التي قد يواجهونها أثناء إنشاء الفواتير الإلكترونية. كما أنه تشرح كيف يمكن لمنافذ البيع بالتجزئة الكبيرة أن تنشئ الفواتير الإلكترونية من منشأة إلى فرد بسلاسة.

هيكل معقد

عادةً ما يتكون تجارة التجزئة الكبيرة من متاجر متعددة في مواقع متعددة مما يؤدي إلى عدد كبير من سجلات النقد وعدادات الفواتير. بموجب الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية ، تحتاج الشركات إلى إصدار فواتير إلكترونية من منشأة إلى فرد للعملاء على الفور، والتي تسمى الفواتير الضريبية المبسطة، ويمكن بعد ذلك تقديمها إلى بوابة الفاتورة في غضون 24 ساعة. 

قواعد البيانات المركزية

على عكس الاعتماد الفوري للفواتير الإلكترونية من منشأة إلى منشأة، يكفي إرسال الفواتير الإلكترونية من منشأة إلى فرد في غضون 24 ساعة من وقت الإصدار. وبالنظر إلى العدد الهائل من الفواتير الإلكترونية من منشأة إلى فرد التي يصدرها تجار التجزئة الكبار، يجب على الشركات ربط سجلات النقد على مستوى المتجر أو أنظمة الفوترة مع قاعدة البيانات المركزية الواحدة أو المتعددة. تسمح هذه الخطوة بنقل جميع بيانات الفاتورة من منشأة إلى فرد في الوقت الفعلي وتخزينها في قاعدة البيانات المركزية. بعد ذلك، يمكن للشركات إرسال الفواتير الإلكترونية المبسطة بسهولة ووإصدارها من بوابة الفاتورة.

تحديد وحدات الحلول لإصدار الفواتير الإلكترونية 

ومن المهم تحديد العدد المطلوب من وحدات الحلول لإصدار الفواتير الإلكترونية والالتحاق بها كشرط أساسي لإصدار الفواتير الإلكترونية. يمكن للشركات القيام بذلك أثناء إجراء تقييم تأثير الفوترة الإلكترونية على عمليات الفوترة الخاصة بها. ستساعد هذه العملية في إصدار الفواتير الإلكترونية دون انقطاع.

التكامل السلس

عادة ما تقوم منافذ البيع بالتجزئة بتخزين الآلاف من العناصر، وتحتوي سجلات المخزون مع قائمة طويلة من العناصر والتفاصيل. وبناءً على ذلك، يمكن أن يتم توصيل حل الفاتورة الإلكترونية المعتمد بسلاسة بنظام تخطيط موارد المؤسسة أو نظام إدارة الطلبات الحالي.

الإصدار السريع للفواتير الإلكترونية

عادة، سيكون الإقبال على منافذ البيع بالتجزئة مرتفعًا مقارنةً بالشركات الأخرى. وبالتالي، من الضروري إنشاء الفواتير الإلكترونية بسرعة لمنع تراكم قائمة الانتظار في عدادات الفوترة. يجب أن تكون عملية الفوترة الإلكترونية سلسة بما يكفي لتوفير تجربة جيدة للعملاء. وأيضًا ، يجب أن تركز الشركة على تقليل التبعيات الخارجية واعتماد حل قابل للتطوير.

اتصال مستقر

يمكن أن يكون هناك منافذ أو متاجر تقع في مواقع نائية حيث لا يكون هناك اتصال مستمر بالإنترنت أو الكهرباء. وبالتالي، يجب على الشركات اتخاذ احتياطات إضافية لضمان الاستمرارية أثناء إصدار الفواتير وإرسالها على بوابة الفاتورة.

الامتثال لرمز الاستجابة السريعة

يجب على الشركات إصدار الفاتورة الإلكترونية مبسطة برمز الاستجابة السريعة للامتثال للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية. فيما يلي الحقول الإلزامية التي يجب ذكرها في رمز الاستجابة السريعة للفاتورة الإلكترونية المبسطة:

• اسم البائع:
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع
• الطابع الزمني للفاتورة الإلكترونية أو إشعار الائتمان أو الخصم
• الفاتورة الإلكترونية/إشعار الائتمان وإشعار الخصم (مع ضريبة القيمة المضافة)
• إجمالي ضريبة القيمة المضافة
• تجزئة إكس إم إل للفوترة الإلكترونية أو إشعار الائتمان وإشعار الخصم
• ختم التشفير الذي تم إنشاؤه بواسطة حلول الفوترة الإلكترونية لدافعي الضرائب
• المفتاح العام لمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
• المفتاح العام لحلول الفوترة الإلكترونية

كيف يمكن لكليرتاكس مساعدة منافذ البيع بالتجزئة الكبيرة في المملكة العربية السعودية على الامتثال للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية ؟

تقدم كليرتاكس العديد من المزايا المنسقة التي ستساعدك في الحصول على الامتثال لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك 100 ٪ قبل الموعد النهائي. تقدم برنامج الفوترة الإلكترونية لكليرتاكس العديد من الميزات الذكية، على النحو التالي:

• سيتم تكامل واجهات برمجة تطبيقات كليرتاكس المريحة مع الحد الأدنى من التغييرات في أي نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نقاط البيع.
• تسجيل المئات من تخطيط موارد المؤسسات / نقاط البيع تلقائيًا مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بنقرة واحدة والحصول على ختم تشفير لكل جهاز
• ستعمل واجهات برمجة التطبيقات كبرنامج وسيط يربط نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نقاط البيع ونظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لضمان الامتثال للفواتير الإلكترونية بنسبة 100 ٪
• بمجرد انتهاء نظام تخطيط موارد المؤسسات/نقاط البيع من الفواتير، ترسل واجهة برمجة التطبيقات لكليرتاكس تلقائيًا بيانات الفاتورة إلى منصة كليرتاكس السحابية لتقديمها إلى نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفواتير الإلكترونية.
• نحن نقدم أكثر من 150 عملية تحقق من صحة البيانات الذكية لضمان أن تكون بيانات الفواتير وفقًا للوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لإنشاء فواتير إلكترونية خالية من الأخطاء.
• يقوم حل الفواتير الإلكترونية لكيرتاكس بإنشاء المعرف الفريد العالمي و تجزئة الفاتورة وقيمة عداد الفاتورة ورمز الاستجابة السريعة ويحول الفاتورة إلى تنسيق يو بي إل 2.1 إكس إم إل.
• تتكامل كليرتاكس مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لإرسال فواتير إكس إم إل وتتلقى إكس إم إل المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• تضيف كليرتاكس رمز الاستجابة السريعة للمرحلة الثانية و إكس إم إل المعتمد إلى فاتورة موجودة لإنشاء فاتورة بي دي إف أي/3 النهائية.
• أرشفة بيانات الفاتورة الإلكترونية لمدة تصل إلى 6 سنوات على الخوادم السحابية المستندة إلى اتفاقية مستوى الخدمة