نماذج الاعتماد والإرسال للفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

قدمت لوائح الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية أنظمة الاعتماد والإرسال للحصول على موافقة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اعتباراً من 1 يناير 2023 (المرحلة الثانية تسمى “ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية”).

إن عمليات الاعتماد و الإرسال للفواتير و المذكرات الإلكترونية مطلوبة بعدة أشكال مختلفة. تغطي هذه المقالة تفاصيل المتطلبات التي يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية التأكد من الالتزام بها قبل مشاركة الفواتير الإلكترونية للمشترين أو العملاء. خلاف ذلك، فإن هذه الفواتير والمذكرات الإلكترونية ستكون غير صالحة بموجب القانون. 

متطلبات نموذج الاعتماد للفواتير الإلكترونية

إن نموذج الاعتماد للفواتير الإلكترونية المقدم من الهيئة مطلوب لكل من المعاملات التي تتم من منشأة إلى منشأة أخرى و من منشأة إلى جهة حكومية، تصنف أيضاً على أنها غير مبسطة بموجب ضريبة القيمة المضافة. وهي تنطبق على الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة أو المدينة ذات الصلة الصادرة عن أي شخص خاضع للائحة الفوترة الإلكترونية المقيم و المسجل في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية وفقاً للوائح الفواتير الإلكترونية.  

يجب على الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية الإعلان عن الفواتير التي تتم من منشأة إلى منشأة أخرى و التي تتم من منشأة إلى جهة حكومية معتمدة من الهيئة باستخدام واجهة برمجة التطبيقات لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية. في الوقت الحالي يجب أن تكون معاملة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بين الحل التقني المطابق للمواصفات و المتطلبات و نظام الهيئة إلزامية اعتباراً من 1 يناير  2023. يجب ملاحظة أن عملية الاعتماد ليست إلزامية للفواتير خلال المرحلة الأولى من الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

ثم بعد ذلك يتم التحقق من الفواتير الإلكترونية وفق المعايير المحددة. سوف توافق الهيئة على هذه الفواتير الإلكترونية التي تم التحقق من صحتها وختمها، و بعد ذلك سوف يتم إعادتها إلى الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية.

فيما يلي خطوات عملية الاعتماد للفواتير الإلكترونية والملاحظات المرتبطة بها اعتباراً من 1 يناير 2023-

الخطوة 1: يقوم المورد بإنشاء أو إصدار فاتورة باستخدام الحل التقني للفاتورة الإلكترونية أو باستخدام صيغة إكس إم إل.

الخطوة 2: يتم تحويل هذه الفاتورة تلقائياً إلى بوابة الفاتورة الإلكترونية الخاصة بـ الهيئة من خلال واجهة برمجة التطبيقات لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية. يتطلب اتصال الإنترنت المستقر للقيام بذلك.

الخطوة 3: تقوم بوابة الفاتورة الإلكترونية بعد ذلك بالتحقق من الفاتورة  ووضع الختم و رمز الاستجابة السريعة عليها ثم تقوم باعتمادها. كما أنها تقوم بتنبيه المورد بذلك.

الخطوة 4: يقوم المورد بمشاركة الفاتورة الإلكترونية الموقعة مع المشتري.

الخطوة 5: أخيراً، يقوم المورد بتخزين هذه الفواتير الإلكترونية على نظامه أو الخادم الخاص به.

المعايير التي قامت الهيئة بتحديدها لاعتماد الفواتير الإلكترونية مدرجة أدناه-

• يجب أن تفي الفاتورة الإلكترونية بالضوابط والتفاصيل اللازمة وفقاً للصيغة المنصوص عليها في لوائح الفوترة الإلكترونية.
• يجب أن تتوافق الفاتورة الإلكترونية مع الشروط الواردة في الملحق (1) والملحق (2) من هذا القرار.
• يجب أن تتقيد الفاتورة الإلكترونية بالوثائق الفنية ذات الصلة بالشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية ونوع الفاتورة.

متطلبات نموذج الإرسال للفواتير الإلكترونية المبسطة

إن نموذج الإرسال للفواتير الإلكترونية المقدم من الهيئة مطلوب لجميع المعاملات التي تتم من منشأة إلى فرد (عميل)، تصنف أيضاً على أنها فواتير مبسطة بموجب ضريبة القيمة المضافة. وهي تنطبق على الفواتير التي يتم إصدارها إلكترونياً والإشعارات الدائنة أو المدينة ذات الصلة الصادرة عن أي شخص خاضع للائحة الفوترة الإلكترونية المقيم و المسجل في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية وفقاً للوائح الفواتير الإلكترونية. 

من الضروري إرسال الفواتير الإلكترونية الملاحظات الإلكترونية المبسطة إلى بوابة الفواتير الإلكترونية الخاصة بالهيئة في غضون 24 ساعة من إصدارها. يجب أن تحمل هذه الفواتير الإلكترونية طابع مشفر يتم توجيهه بموجب البند الرابع من لوائح الفوترة الإلكترونية.

يجب أن يتم نموذج إرسال الفواتير الإلكترونية باستخدام بوابة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالهيئة. إنها تعمل كنظام معاملات شبه فورية، مما يعني أنه لا يتطلب إرسالاً فورياً إلى الهيئة. سوف تقوم الهيئة بالتحقق من ذلك، وقبول الفاتورة الإلكترونية المبسطة و إبلاغ المورد بذلك.

يجب استخدام الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات للفاتورة الإلكترونية لإصدار فواتير إلكترونية مبسطة أيضاً. علاوة على ذلك، يجب أن تتقيد هذه الفواتير أيضا بـ “الضوابط، المواصفات الفنية و القواعد الإجرائية التي تتحكم بتنفيذ لوائح الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك أي قرارات سوف تصدر لاحقاً.

فيما يلي خطوات عملية إرسال الفواتير لجميع المعاملات التي تتم من منشأة إلى فرد والملاحظات المرتبطة بها، اعتباراً من 1 يناير 2023-

الخطوة 1: يقوم المورد بإنشاء أو إصدار فاتورة إلكترونية ومشاركتها مباشرة مع العميل.

الخطوة 2: يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على خيار وضع رمز الاستجابة السريعة حتى يتمكن العميل من مسح الفاتورة ضوئياً.

الخطوة 3: يقوم المورد بمشاركة أو إرسال فاتورة إلكترونية مبسطة و ملاحظات إلى بوابة الفواتير الإلكترونية الخاصة بالهيئة في غضون 24 ساعة من إصدارها بصيغة إكس إم إل.

الخطوة 4: أخيراً، يقوم المورد بتخزين هذه الفواتير الإلكترونية على نظامه أو الخادم الخاص به.