La facturation électronique en France : Calendrier de mise en œuvre, champ d'application, format et processus

La France introduit une obligation nationale de facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA à compter de septembre 2026, conformément à l'initiative ViDA de l'UE. En vertu des nouvelles règles, toutes les factures doivent être créées dans des formats numériques structurés tels que UBL, CII ou Factur-X, et envoyées via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées, remplaçant ainsi complètement les factures papier et PDF traditionnelles.

À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Les grandes et moyennes entreprises doivent également commencer à émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2016, tandis que les petites et micro-entreprises seront tenues d'émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2027. En outre, les entreprises françaises doivent également soumettre des déclarations électroniques pour les transactions qui ne relèvent pas de ce champ d'application, telles que les ventes B2C et les transactions transfrontalières.

Qu'est-ce que la facturation électronique en France ?

La facturation électronique en France est l'obligation légale pour les entreprises d'émettre, d'envoyer et de recevoir des factures dans un format électronique structuré, en utilisant des normes numériques approuvées et des plateformes certifiées. Ainsi, les données de facturation peuvent être traitées automatiquement et communiquées aux autorités fiscales françaises pour une plus grande efficacité, transparence et prévention de la fraude.

L'article 153 de la Loi de finances française 2020 rend obligatoire la facturation électronique B2B pour toutes les entreprises enregistrées à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en France).

Voici ce qu'exige la facturation électronique en France :

• Format numérique : les factures doivent être créées et traitées dans des formats électroniques spécifiques (tels que Factur-X, UBL ou CII) qui permettent le traitement automatisé des données.
• Plates-formes certifiées : toutes les factures doivent être envoyées et reçues via des plateformes de facturation électronique agréées par le gouvernement, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDPs).
• Déclaration en temps réel : les données de facturation sont automatiquement transmises aux autorités fiscales françaises, ce qui permet un meilleur contrôle et une meilleure conformité.
• Déclaration électronique pour les autres transactions : pour les transactions qui ne nécessitent pas de facturation électronique (comme les ventes aux consommateurs ou les transactions transfrontalières), les détails clés de la transaction doivent cependant être déclarés par voie électronique.
• Fini les simples PDF ou les documents papier: les factures papier traditionnelles ou les fichiers PDF classiques envoyés par e-mail ne sont plus autorisés, sauf s'ils sont convertis en les formats numériques approuvés et traités via une plateforme certifiée.

La facturation électronique en France : dates de déploiement

le gouvernement français a reporté la mise en place initiale de la facturation électronique, qui était initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Ce délai permet une transition en douceur et garantit que toutes les parties concernées disposent d'un temps suffisant pour se préparer à cette réforme importante. Les nouvelles dates de mise en œuvre et les nouveaux critères sont désormais confirmés et détaillés dans la dernière Loi de finances.

Le tableau ci-dessous indique les dates de mise en place de la facturation électronique en France :

Remarques :

• Toutes les entreprises en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques d'ici le 1er septembre 2026.
• La taille de l'entreprise est déterminée en fonction du nombre de salariés et des seuils financiers définis par le gouvernement français.
• L'évaluation est généralement basée sur les chiffres de l'exercice comptable précédent. Si une entreprise dépasse plus d'un seuil à la fin de l'exercice comptable, elle est immédiatement classée dans la catégorie supérieure pour l'année suivante.
• Le gouvernement français peut accorder une prolongation pouvant aller jusqu'à trois mois pour chaque phase, si nécessaire.

Qu'est-ce que la déclaration électronique en France ?

En France, la déclaration électronique désigne la transmission électronique de données spécifiques relatives aux transactions et aux paiements aux autorités fiscales françaises pour certaines opérations qui ne sont pas couvertes par le régime obligatoire de facturation électronique B2B. 

Qui doit effectuer la déclaration électronique ?

• Les entreprises françaises : toutes les entreprises établies en France doivent déclarer par voie électronique les transactions qui ne relèvent pas du champ d'application de la facturation électronique obligatoire.
• Les entreprises étrangères : les entreprises étrangères enregistrées à la TVA en France mais qui ne disposent pas d'un établissement permanent sont également tenues d'effectuer une déclaration électronique pour leurs transactions pertinentes.

Quelles transactions nécessitent une déclaration électronique ?

Selon l'administration fiscale française, les transactions suivantes doivent faire l'objet d'une déclaration électronique :

• Transactions entre entreprises et consommateurs (B2C) : ventes de biens ou de services par des entreprises françaises directement aux consommateurs finaux (non soumises à la facturation électronique B2B).
• Exportations : fournitures de biens ou services depuis la France vers des pays hors de l'Union européenne.
• Importations: achats de biens ou de services par les entreprises françaises auprès de pays hors Union européenne.
• Expéditions intracommunautaires au sein de l'UE : ventes de biens ou services de la France vers d'autres États membres de l'UE (livraisons intracommunautaires).
• Acquisitions intracommunautaires au sein de l'UE : achats de biens ou services effectués par des entreprises françaises auprès d'autres États membres de l'UE (acquisitions intracommunautaires).

Comment fonctionne la déclaration électronique ?

La déclaration électronique est effectuée via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou des Opérateurs de Dématérialisation (OD) certifiés, qui transmettent les données requises aux autorités fiscales. Les données à déclarer comprennent les détails clés des factures, les montants des transactions, les informations relatives à la TVA et le statut des paiements, en fonction du type de transaction. 

La déclaration électronique doit être effectuée dans les délais fixés par l'administration fiscale française, généralement en temps réel ou à intervalles réguliers.

Modèle et cadre français de facturation électronique

La France a adopté le modèle sophistiqué et évolutif à 5 angles pour la facturation électronique (e-facturation) et la déclaration électronique, dans le but de moderniser les processus commerciaux, de réduire la fraude à la TVA et de rationaliser les déclarations fiscales. Le système est passé d'un modèle hybride de type « Y » à un modèle plus décentralisé, plaçant les plateformes privées certifiées (PDP) au cœur de l'échange des factures et de la conformité.

Le modèle à 5 angles : structure et éléments clés

À l'origine, la France avait prévu un système hybride (le « modèle Y ») dans lequel les entreprises pouvaient échanger des factures via le portail public (PPF), des plateformes privées certifiées (PDP) ou des Opérateurs de Dématérialisation (OD). Le PPF jouait un rôle central dans ce modèle.

À la fin de l'année 2024, la France est passée à un modèle purement à 5 angles. Désormais, tous les échanges de factures électroniques doivent passer par des PDP certifiés, qui sont responsables à la fois de la transmission des factures et de la déclaration électronique à l'administration fiscale. Le PPF ne joue plus qu'un rôle de répertoire et de centre de données, et non de plateforme d'échange.

Formats autorisés

• Factur-X (hybride XML/PDF)
• UBL 2.0/2.1 (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)
• PeppolBIS
• EDIFACT

Principaux acteurs de la facturation électronique en France

Le système français de facturation électronique réunit plusieurs acteurs clés, chacun jouant un rôle crucial pour garantir que les factures soient créées, transmises, reçues et déclarées de manière sécurisée et conforme. Ce cadre collaboratif permet de rationaliser les transactions commerciales, d'améliorer la conformité fiscale et d'automatiser la déclaration de la TVA.

Processus de facturation électronique en France

Le processus français de facturation électronique est conçu pour être efficace, sécurisé et transparent, en utilisant des formats standardisés et des plateformes certifiées pour toutes les transactions B2B.

• Génération des factures : le fournisseur crée une facture dans un format structuré approuvé (Factur-X, UBL ou CII). Si le système du fournisseur ne peut pas générer le format requis, une plateforme certifiée (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD) peut convertir la facture en le format approprié.
• Transmission via PDP : le fournisseur envoie la facture électronique à la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée de son choix. Le PDP vérifie que la facture est au format correct et conforme aux règles commerciales.
• Interopérabilité et livraison : si l'acheteur utilise un autre PDP, le PDP du fournisseur transmet la facture au PDP de l'acheteur, garantissant ainsi une livraison fluide. L'acheteur reçoit la facture dans le format structuré de son choix via son PDP.
• Déclaration électronique : Le PDP extrait les données nécessaires de la facture et, si nécessaire, le statut du paiement. Il envoie ensuite ces informations à la plateforme publique (PPF) à des fins de déclaration fiscale. Pour les transactions non couvertes par la facturation électronique (telles que les ventes B2C ou transfrontalières), les PDP ou les OD gèrent directement la déclaration électronique auprès du PPF.
• Traitement par l’administration fiscale : Le PPF rassemble toutes les données reçues et les transmet à l'administration fiscale française (DGFIP) pour vérification de conformité et contrôle de la TVA.

Pourquoi la facturation électronique est-elle introduite ?

Le gouvernement français s'est engagé dans la mise en œuvre de la facturation électronique pour les entreprises. Cette réforme vise à :

• Renforcer leur compétitivité grâce à la réduction des charges administratives et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation.
• Simplifier leurs obligations déclaratives en préremplissant les déclarations de TVA.
• Réduire les cas de fraude et favoriser les entreprises légitimes.
• Améliorer la connaissance en temps réel de l'activité de l'entreprise.

Comment les entreprises doivent-elles se préparer à l'obligation de facturation électronique

Pour réussir la transition vers l'obligation de facturation électronique en France, les entreprises doivent adopter une approche stratégique et organisée :

1. Créer un groupe de travail interne : créer une équipe interfonctionnelle composée de membres de la direction, du service comptable et du service informatique. Ce groupe supervisera la transition, assurera la coordination entre les services et veillera à ce que chacun comprenne les nouvelles exigences.

2. Auditer les processus actuels : examiner vos processus de facturation, de comptabilité et d'ERP existants. Identifier les éléments qui sont déjà numérisés et ceux qui nécessitent des modifications ou des mises à niveau pour se conformer aux nouvelles normes de facturation électronique.

3. Évaluer la préparation technique : vérifier si vos systèmes actuels peuvent générer des factures dans les formats électroniques requis (tels que Factur-X, UBL ou CII). Si ce n'est pas le cas, prévoir les mises à jour ou intégrations logicielles nécessaires.

4. Choisir un PDP certifié : rechercher et sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée qui correspond aux besoins de votre entreprise. Le PDP se chargera de l'envoi, de la réception et de la déclaration de vos factures.

5. Former le personnel et communiquer : former tous les salariés concernés aux nouveaux processus de facturation électronique et aux exigences de conformité. Vous assurer qu'ils savent comment utiliser le PDP choisi et tout outil numérique mis à jour.

6. Tester et intégrer les systèmes : réaliser des tests avec le PDP que vous avez sélectionné afin de vous assurer que les factures sont correctement formatées, transmises et déclarées. Résoudre tous les problèmes techniques ou procéduraux avant la mise en service du système.

Comment ClearTax peut-il aider à mettre en place la facturation électronique en France

ClearTax est un leader mondial dans le domaine de la facturation électronique et de la conformité fiscale, présent dans plus de 10 pays, dont la France, la Belgique et la Pologne. ClearTax est en cours de certification pour devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) en France, répondant à toutes les exigences techniques, sécuritaires et réglementaires. Voici comment ClearTax simplifie l'ensemble du processus de facturation électronique

• Une intégration sans effort : connectez instantanément ClearTax à n'importe quel système ERP ou POS, y compris SAP, Oracle et Microsoft Dynamics, via des API robustes, éliminant ainsi le travail manuel et les coûteuses refontes de systèmes.
• Plateforme cloud unifiée : gérez tous vos besoins en matière de facturation électronique, de conformité et de reporting à partir d'un tableau de bord unique, sécurisé et basé sur le cloud, accessible à tout moment et en tout lieu.
• Conformité Garantie : restez en totale conformité avec les réglementations françaises en constante évolution en matière de facturation électronique, grâce à des mises à jour automatiques et des contrôles intégrés qui éliminent les risques de non-conformité.
• Fiabilité Inégalée : bénéficiez d'une disponibilité garantie à 99,99 %, pour que vos opérations de facturation ne soient jamais interrompues.
• Qualité des données automatisée : bénéficiez d'une validation et d'un enrichissement avancés des données, réduisant ainsi les erreurs et les rejets pour un traitement plus rapide et plus fluide des factures.
• Suivi et alertes en temps réel : suivez le statut de chaque facture en temps réel et recevez des notifications instantanées en cas de problème, pour garder le contrôle à tout moment.
• Communication fluide : simplifiez les interactions entre fournisseurs et clients grâce à la messagerie automatisée et aux mises à jour de statut, ce qui améliore les relations et accélère les paiements.

Quels sont les avantages de la facturation électronique en France ?

Voici quelques avantages de la facturation électronique en France :

• Partage de données amélioré
• Augmentation de la productivité grâce à des délais de traitement plus courts
• Optimisation des flux de trésorerie grâce à des délais de paiement plus courts
• Visibilité accrue de tous les processus et performances
• Coûts d'exploitation réduits
• Préparation facile des déclarations de TVA
• Réduction des fraudes à la TVA
• De meilleures relations avec les fournisseurs

Sanctions en cas de non-respect de la réglementation française en matière de facturation électronique

Le non-respect des exigences françaises en matière de facturation électronique et de déclaration électronique peut entraîner des sanctions financières importantes. Les sanctions s'appliquent à la fois aux entreprises et aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires certifiées (PDP), avec des seuils plus élevés pour les PDP en raison de leur rôle essentiel dans le système.

Remarques supplémentaires :

• Des pénalités s'appliquent séparément aux manquements en matière de facturation électronique et de déclaration électronique.
• La pénalité pour des informations manquantes ou inexactes sur la facture est limitée à un maximum de 25 % de la valeur de la facture.
• La facturation frauduleuse est passible des peines les plus sévères, reflétant la gravité de la fraude fiscale.
• Les sanctions sont cumulatives et peuvent être imposées en plus d'autres sanctions administratives ou pénales.
• Pour les PDP, le plafond annuel est plus élevé en raison de leur importance systémique.

Conclusion

La France met en œuvre l'obligation de facturation électronique pour toutes les transactions B2B nationales, avec des échéances échelonnées à partir de septembre 2026. Le système de facturation électronique s'articule autour de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées, qui gèrent la transmission, la validation et la déclaration des factures, le portail PPF du gouvernement ne servant désormais que de répertoire et de centre de données fiscales.

La conformité technique est axée sur les formats de factures structurés : UBL 2.1, UN/CEFACT CII et le format hybride Factur-X. La réforme introduit également des exigences en matière de déclaration électronique pour les transactions ne relevant pas du champ d'application de la facturation électronique, telles que les ventes B2C et les transactions transfrontalières. Des sanctions sévères sont prévues en cas de non-respect et le système permet un contrôle en temps réel par les autorités fiscales, dans le but de réduire la fraude à la TVA et les charges administratives.

Ressources gouvernementales pour la facturation électronique en France 

• Réforme de la facturation électronique et de la déclaration électronique de la DGFIP (PDF officiel en anglais) : La présentation officielle en anglais de l'administration fiscale française, détaillant la réforme de la facturation et de la déclaration électroniques, le cadre juridique et les exigences techniques.
• Service-Public.fr Mises à jour relatives à la facturation électronique (anglais) : le portail officiel du gouvernement français avec les dernières mises à jour, actualités et dates limites pour la mise en œuvre de la facturation électronique.
• Service-Public.Fr Exigences de facturation (anglais): guide complet sur les exigences en matière de facturation, y compris les obligations de facturation électronique pour les entreprises opérant en France.
• Fiche pays de la Commission européenne sur la facturation électronique en France (anglais): résumé officiel et documentation de l'UE sur le cadre français de facturation électronique et les exigences de conformité.