Bagaimanakah jika anda membuat kesilapan semasa menjana e-invois? Bolehkah kesilapan tersebut dibetulkan? Bagaimanakah jika terdapat kesilapan pada e-invois yang dihantar oleh pembekal anda?
Tidak semua e-invois yang dijana oleh syarikat akan disahkan oleh LHDN atau diterima oleh pembeli. Artikel ini menerangkan sebab penolakan dan pembatalan e-invois, proses untuk menolak atau membatalkan e-invois dan beberapa cara untuk mengurangkan penolakan.
Proses E-Invois
Sebelum kita lihat cara e-invois boleh ditolak atau dibatalkan, mari kita lihat proses e-invois secara ringkas.
Langkah 1 - Penghasilan dan Penghantaran
- Pembayar cukai boleh menghasilkan e-Invois secara berasingan atau berkelompok.
- Pengesahan dibuat dalam hampir masa nyata dan kesilapan mestilah dibetulkan supaya e-Invois dapat disahkan dengan jayanya.
Langkah 2 - Pengesahan e-Invois
- E-invois yang telah disahkan diterima dengan nombor pengenalan unik dan pautan pengesahan.
- Kesilapan menyebabkan pengesahan e-Invois gagal yang memerlukan pembetulan serta penghantaran semula.
Langkah 3 - Notifikasi
- Pembekal dan Pembeli dimaklumkan tentang status pengesahan
Langkah 4 - Perkongsian e-Invois
- e-Invois yang telah disahkan dengan kod QR dikongsi dengan Pembeli untuk pengesahan.
Langkah 5, 6 dan 7 - Sebab Penolakan atau Pembatalan
- Jika terdapat apa-apa kesilapan, Pembeli boleh meminta penolakan dalam tempoh 72 jam dan Pembekal boleh membuat pembatalan jika terdapat kesilapan.
- Jika terdapat kesilapan pada e-invois atau e-invois tersalah dikeluarkan, Pembekal boleh membatalkan sendiri e-invois tersebut dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan dibuat dengan memberikan sebab yang kukuh.
- Kegagalan untuk menolak atau membatalkan e-Invois dalam tempoh 72 jam akan memerlukan e-Invois baharu untuk pelarasan.
Langkah 8 - Penyimpanan e-Invois
- Semua e-Invois yang telah disahkan dan diterima disimpan dalam pangkalan data LHDN dan pembayar cukai dinasihatkan untuk menyimpan rekod.
Langkah 9 - Perkhidmatan Pelaporan dan Papan Pemuka untuk Pembayar Cukai
- Pembayar cukai boleh meminta dan mendapatkan semula e-Invois dalam pelbagai format melalui Portal MyInvois.
Pengesahan, Penolakan dan Pembatalan e-Invois
Seperti yang anda lihat dalam proses e-invois yang dinyatakan di atas, terdapat dua situasi e-invois boleh ditolak – situasi pertama ialah semasa peringkat pengesahan, apabila LHDN mengesahkan butiran e-invois dan situasi kedua ialah apabila e-invois yang telah disahkan dihantar kepada pembeli. Selain itu, penjual boleh membatalkan e-invois yang telah disahkan dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan dibuat.
Mari kita lihat sebab e-invois boleh ditolak dan dibatalkan-
Sebab Penolakan e-Invois oleh Portal MyInvois atau Sistem
e-Invois yang dihantar ke Portal MyInvois atau Sistem mungkin ditolak berdasarkan beberapa kriteria pengesahan yang ditetapkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN). Kriteria pengesahan ini, digariskan dalam Software Development Kit (SDK) keluaran beta yang dikeluarkan oleh LHDN yang berfungsi sebagai garis panduan untuk menentukan kesahan e-Invois.
- Ketidakpatuhan terhadap Struktur: Struktur dokumen, termasuk format dan hierarki, mestilah mematuhi standard. Kegagalan untuk mematuhi format yang ditetapkan untuk dokumen berasaskan XML dan JSON akan mengakibatkan penolakan.
- Medan Utama yang Tidak Lengkap atau Tidak Tepat: Terdapat 55 medan penting yang perlu diisi oleh pembekal apabila mengeluarkan e-invois. Mana-mana data yang tidak diisi atau salah, seperti Nombor Pengenalan Cukai (TIN), alamat, perihalan produk/perkhidmatan dan butiran lain yang wajib diisi, boleh menyebabkan penolakan.
- Tandatangan Digital Tidak Sah: Kesahan tandatangan digital yang dihantar akan disahkan untuk memastikan ketulenan dan integriti.
- Pengesahan Pembayar Cukai: Pembayar cukai yang dirujuk mestilah sah pada tarikh pengeluaran e-invois. Jika pembayar cukai tiada atau
- Dokumen Rujukan yang Tidak Sah: Jika e-invois merujuk kepada dokumen asal, seperti invois atau kontrak yang terdahulu, kesahan dokumen rujukan ini akan disahkan. Dokumen rujukan yang tidak sah akan membawa kepada penolakan e-invois.
- Penggunaan Kod Tidak Sah: Pelbagai kod digunakan dalam e-invois, seperti kod jenis mata wang atau cukai, yang disahkan untuk memastikan ketepatan. LHDN menolak e-invois dengan medan yang kod tidak diisi atau salah diisi.
- Penghantaran Duplikasi: Sistem akan menolak mana-mana dokumen duplikasi yang mengandungi butiran yang serupa (tarikh, masa, nombor invois, dsb.) yang dikeluarkan dalam jangka waktu yang singkat.
Sebab Penolakan e-Invois oleh Pembeli
Selepas e-invois disahkan oleh LHDN, pembeli akan dimaklumkan dan diberikan tempoh selama 72 jam untuk menolak e-invois sekiranya terdapat sebarang percanggahan. Berikut ialah beberapa sebab utama e-invois boleh ditolak.
- Butiran Salah: Kesilapan berkenaan item, kuantiti, kualiti atau butiran pembekal.
- Perbezaan dalam Terma yang Dipersetujui: Harga, diskaun atau terma pembayaran tidak sepadan.
- Percanggahan dalam Pesanan Belian: Butiran yang dinyatakan dalam pesanan belian seperti spesifikasi item tidak sejajar.
- Caj yang Tidak Dibenarkan: Termasuk yuran atau caj yang tidak diluluskan.
- Butiran Cukai Tidak Sepadan: Kadar cukai atau butiran lain tidak tepat.
- Penghantaran Lewat: Melebihi rangka masa penghantaran yang dipersetujui.
Sebab Pembatalan oleh Pembekal
Pembekal mungkin mempunyai beberapa sebab yang membuatkan mereka memulakan pembatalan e-invois. Berikut ialah beberapa sebab yang mungkin.
- Kesilapan dalam Butiran Invois: Jika pembekal mendapati terdapat kesilapan dalam butiran e-invois selepas pengesahan dibuat, seperti harga, kuantiti atau maklumat lain yang tidak betul.
- E-invois duplikasi: Jika pembekal mengeluarkan invois duplikasi untuk transaksi yang sama secara tidak sengaja.
- Perubahan dalam Terma atau Syarat: Jika terdapat perubahan dalam terma atau syarat transaksi selepas e-invois dikeluarkan.
- Permintaan Pelanggan: Pelanggan mungkin meminta pembatalan invois kerana pelbagai sebab, seperti item yang salah, pertikaian harga atau perubahan dalam pesanan.
- Pematuhan Kawal Selia: Jika invois asal tidak mematuhi keperluan kawal selia, atau perubahan dalam undang-undang atau peraturan cukai mempengaruhi invois.
Proses untuk penolakan atau pembatalan e-invois di Malaysia
Pembeli meminta penolakan e-invois:
Jika terdapat apa-apa kesilapan dalam e-invois, pembeli boleh meminta penolakan e-invois dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan dibuat.
- Permintaan penolakan perlu menerangkan sebab penolakan.
- Apabila Pembeli memulakan permintaan penolakan, notifikasi dihantar kepada Pembekal.
- Jika Pembekal bersetuju dengan sebab yang diberikan, mereka akan membatalkan e-invois tersebut.
Pembekal perlu membatalkan e-invois:
- Jika terdapat kesilapan pada e-invois atau e-invois tersalah dikeluarkan, Pembekal boleh membatalkan e-invois tersebut dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan dibuat.
- Permintaan pembatalan juga perlu disertakan dengan sebab yang kukuh.
Jika e-invois tidak ditolak atau dibatalkan dalam tempoh 72 jam, apa-apa pelarasan yang berikutnya akan memerlukan e-invois baharu, seperti e-invois nota kredit, nota debit atau nota bayaran balik.
Contoh: Stationery Hub Sdn. Bhd. (Pembekal) menjana e-invois untuk jualan 50 item alat tulis yang dibeli oleh Pn. Kim (Pembeli) menggunakan Portal MyInvois. Selepas pengesahan dibuat, kedua-dua pihak menerima notifikasi. Pn. Kim menyemak e-invois tersebut dan boleh meminta penolakan dalam tempoh 72 jam jika terdapat kesilapan.
Cara Mengelakkan Penolakan atau Pembatalan e-Invois
Walaupun mustahil untuk mengelakkan sebarang jenis penolakan atau pembatalan, terdapat langkah tertentu yang boleh diambil oleh perniagaan anda untuk memastikan bilangan e-invois yang dibatalkan atau ditolak adalah pada kadar yang minimum.
Berikut ialah beberapa cara
- Latihan: Pastikan semua kakitangan yang terlibat dalam proses pengebilan, perakaunan dan e-invois menerima latihan yang menyeluruh berkenaan peraturan, penggunaan sistem dan amalan terbaik untuk e-invois.
- Sistem Pengebilan, POS dan ERP yang Baik: Gunakan sistem pengebilan, sistem Titik Jualan (POS) dan sistem Perancangan Sumber Perusahaan (ERP) yang baik yang membolehkan pelanggan mendapatkan dan memasukkan data secara automatik.
- Elakkan Kemasukan Data Secara Manual: Laksanakan model e-Invois API untuk mengautomatikkan penghantaran data antara sistem.
- Semakan Sebelum Penghantaran: Lakukan semakan sebelum penghantaran yang menyeluruh untuk semua medan data bagi memastikan pematuhan terhadap keperluan kawal selia.
- Pengesahan dengan Pembeli: Sebelum menghantar e-invois, sahkan butiran dengan pembeli untuk memastikan ketepatan dan maklumkan sebarang percanggahan atau kebimbangan.
- Memilih Pembekal Penyelesaian e-Invois: Pertimbangkan untuk bekerjasama dengan pembekal penyelesaian e-Invois yang terkemuka seperti ClearTax di Malaysia. ClearTax bertindak sebagai perisian tengah bagi melancarkan penyepaduan sistem ERP atau POS anda dengan Sistem MyInvois.
Dengan titik semak data tambahan, pengayaan data, sistem pengesanan anomali dan penyesuaian, Clear Tax memastikan tahap ketepatan dan pematuhan yang tertinggi. Selain itu, storan e-invois dalam awan menyediakan akses yang selamat dan meminimumkan risiko kehilangan data atau akses tanpa kebenaran.
Kesimpulan
Dengan mengikut proses yang digariskan dan mematuhi keperluan penghantaran, pembayar cukai boleh mengelakkan penolakan atau pembatalan e-invois dan menjimatkan masa serta sumber bagi memastikan peralihan dan pelaksanaan e-invois yang lancar.
Soalan Lazim
Apakah had masa untuk membatalkan atau menolak e-invois?
Had masa untuk membatalkan e-invois ialah 72 jam.
Bagaimanakah saya boleh membetulkan e-invois yang ditolak?
Jika e-invois ditolak, proses untuk pembetulan bergantung pada model e-invois yang digunakan:
- Model Portal MyInvois: Bagi pengguna yang menggunakan model e-invois Portal MyInvois, pembetulan untuk e-invois yang ditolak biasanya boleh dibuat melalui portal itu sendiri.
- Model API: Bagi pengguna yang menggunakan model API untuk e-invois, dengan Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) belum mengeluarkan garis panduan yang terperinci, proses untuk membetulkan e-invois yang ditolak mungkin berbeza.